Парфюмерно-косметическая сеть «Арбат Престиж»

Внедрение Microsoft Dynamics NAV и LS Retail в крупной розничной сети, выполненное компанией "Импакт-Софт": автоматизация контура продаж и управленческое консультирование.

О заказчике
Сеть "Арбат-Престиж", объединяющая 28 магазинов в Москве, Санкт Петербурге и Казани, существует с 1998 года. На сегодняшний день это самая крупная и динамично развивающаяся компания по торговле парфюмерно-косметической продукцией и являющаяся абсолютным лидером парфюмерно-косметического рынка России среди специализированных розничных сетей. Общая торговая площадь всех магазинов сети "Арбат-Престиж" - 60 000 м2. Товарооборот сети парфюмерно-косметических магазинов "Арбат-Престиж" за январь 2006 года составил 17 715 628 долларов США, что на 44 % выше товарооборота за этот же период 2005 года.

Ситуация
Компания имеет сложные бизнес-процессы и специфические требования, связанные с особенностями работы на рынке парфюмерии и использованием современных технологий качественного обслуживания клиентов.

До 2004 года в "Арбат-Престиж" использовались товарно-финансовые системы и продукты собственной разработки, однако, с ростом бизнеса возникала потребность в более мощных и надёжных системах. В связи с этим в компании возникла необходимость приобретения системы управления предприятием, способной охватить все бизнес-процессы компании.

Выбор решения
К выбору новой ERP системы и её поставщика, компания "Арбат-Престиж" подошла очень серьёзно: для этой цели был организован трёхэтапный тендер. На первом этапе выбирался продукт. К нему, помимо надёжности и устойчивости работы на больших объёмах данных, предъявлялись такие функциональные требования, как использование открытых стандартов (возможность расширения базовой функциональности), наличие эффективного механизма контроля управления товарным потоком, формирование эффективного механизма ценообразования, позволяющего решать задачу максимизации прибыли и т.д. В тендере принимали участие, как поставщики отечественных систем, так и зарубежных.

Компания остановила свой выбор между системами Microsoft Dynamics AX и Microsoft Dynamics NAV(на тот момент - Microsoft Axapta и Microsoft Navision). К участию в тендере был приглашен ряд российских партнёров Microsoft, работающих с этими продуктами и имеющих опыт в автоматизации розничной торговли.

Сергей Кондарев, ИТ-директор "Арбат-Престиж: "Выбор продукта и поставщика компания постаралась сделать максимально объективным. Двухуровневый тендер занял полгода. Вначале выбиралось ПО, затем компания-исполнитель. Для проведения тендера была привлечена консалтинговая фирма, специализирующаяся на таких задачах. Она разрабатывала общее "видение" всего проекта, концептуальное ТЗ, а затем выбирала и продукт, и подрядчика в соответствии с установками "Арбат-Престиж"".

К претендентам предъявлялись жёсткие требования, среди которых был опыт успешных внедрений в аналогичных (в т.ч. и по размеру) розничных компаниях, опыт специализированных отраслевых решений, опыт применения стандартов при разработке программного обеспечения.

Компания "Импакт-Софт" предлагала сети "Арбат-Престиж" систему Microsoft Dynamics NAV со специальным розничным модулем "LS Retail" (разработка исландской компании Landsteinar Strengur с российской локализацией специалистами "Импакт-Софта") - решение, которое на тот момент уже неоднократно хорошо себя проявило в ряде проектов в России, в том числе в сети магазинов "Азбука Вкуса", отличающейся большими объёмами данных, сравнимыми с объёмами "Арбат-Престижа".

Модуль "LS Retail", подключаемый к системе Microsoft Dynamics NAV и использующий самые современные западные технологии управления бизнесом, разработан исландской компанией "Landsteinar Strengur", ведущим партнёром корпорации Microsoft по направлению Business Solutions, многократным Золотым партнёром, который в 2005 году, в знак признания заслуг, получил от Microsoft статус "Global ISV Partner of the Year". Выход на российский рынок данного продукта произошёл благодаря заключению в 1999 году партнерского соглашения между "Landsteinar Strengur" и "Импакт-Софт". C тех пор "Импакт-Софт" является эксклюзивным локализатором и дистрибутором этого решения в России и СНГ.

Для того чтобы продемонстрировать надёжность предлагаемого решения, компания "Импакт-Софт" провела в самом крупном магазине "Арбат-Престиж" стендовые испытания продукта LS Data Director, отвечающего за обмен информацией между базами данных магазинов и единой центральной базой (т.е. за дистрибуцию данных). Тестирование проводилось на участке Магазин - Центральный Офис (ЦО) на действующих каналах связи и на реальном объеме данных магазина. Задание по передаче транзакций продаж из Магазина в ЦО выполнялось в штатном режиме и в режиме максимальной загруженности канала. Время передачи транзакций продаж за один из самых загруженных дней работы магазина, 30 декабря 2003 года, в штатном режиме составило 3 минуты и 2 секунды. Необходимо отметить, что при тестировании использовался общий объем транзакций продаж с 26 POS-терминалов, составивший 35 317 записей.

Сергей Кондарев, ИТ-директор компании "Арбат-Престиж", так вспоминает этот момент: "Испытание подтвердило устойчивую работу репликации. Специалисты "Импакт-Софт" и "Арбат-Престиж" остались довольны результатом, который показал, что продукт Landsteinar Strengur Retail обладает достаточно хорошими характеристиками. Мы убедились в правильном выборе системы и пришли к выводу, что решение Landsteinar Strengur Retail может быть использовано в "Арбат-Престиж". Хочется думать, что сотрудничество с компанией "Импакт-Софт" выведет "Арбат-Престиж" на качественно новый уровень управления розничной торговлей".

По итогам тендера "Арбат-Престиж", учитывая все заслуги, опыт и компетенцию "Импакт-Софта", доверил внедрение ERP системы именно ему. Выбор между системами Microsoft Dynamics AX и Microsoft Dynamics NAV (на тот момент - Microsoft Axapta и Microsoft Navision) был сделан в пользу последней благодаря её гибкости, позволяющей в более сжатые сроки, но с такой же степенью надёжности решить поставленные задачи.

Решение
По замыслу менеджмента компании "Арбат-Престиж", внедрение Microsoft Dynamics NAV (Microsoft Navision) было должно обеспечить качественно новый уровень автоматизации, при котором руководство компании сможет фактически мгновенно получать аналитическую информацию, необходимую для принятия решений, а службы компании смогут избежать ошибок, связанных с ручной обработкой данных.

Так как в компании уже существовало и работало несколько учётных систем (как российских производителей, так и собственные разработки), то специалисты "Импакт-Софт" использовали при внедрении методологию, при которой обеспечивается максимальная совместимость разрабатываемой системы с существующей: это достигается благодаря технологии поэтапной замены старой системы на новую, которая минимизирует риски, обычно возникающие при переходе на новую ERP-систему.

Выбранный для автоматизации розничной части продукт "LS Retail" представляет собой единое программное решение для компаний, занимающихся розничной торговлей. Он может использоваться как в головных офисах, так и в офисах магазинов и на кассовых аппаратах (POS). Решение "LS Retail" - это Microsoft Dynamics NAV (Microsoft Navision), дополненный двумя модулями.

На первом этапе была осуществлена настройка системы Microsoft Dynamics NAV (Microsoft Navision), произведен импорт справочников и товарных остатков, в том числе иерархического классификатора и номенклатуры товаров "Арбат-Престиж" (около 50 000 наименований).

Одним из важных этапов проекта была работа консультантов "Импакт-Софт" совместно со специалистами клиента по исследованию всех аспектов и взаимосвязей управленческого, бухгалтерского и налогового учета в компании, после чего были выработаны и предоставлены конкретные методические и практические рекомендации по построению систем учета в компании "Арбат Престиж". Предложенные Заказчику подходы являются решениями "Импакт-Софт", выработанными и апробированными в процессе практической работы на ряде российских и европейских предприятий и холдингов (Adidas, BASF и др.) при реализации проектов управленческого консалтинга.

В ходе проекта также осуществлена автоматизация кадрового учёта и расчета заработной платы: специалисты "Импакт-Софт" импортировали в новую систему всю ранее существовавшую информацию (до этого для кадрового учёта использовалась система отечественной разработки) и осуществили настройку системы под специфические потребности заказчика.

Так, например, система рассчитывает не только зарплату и премию сотрудников (на основании учтённого рабочего времени), но и премиальные бонусы по результатам продаж, премии по брендам, а также все необходимые вычеты и отчисления в бюджет; она интегрирована с безналичной схемой выплаты зарплаты, поддерживается печать всех необходимых отчётных документов.

При помощи новой системы можно заключать различные типы трудовых договоров и дополнения к ним, оформлять увольнения, командировки, отпуска, больничные листы, фиксировать поощрения, вести табель учета рабочего времени.

Так же был автоматизирован налоговый учёт в компании.

Безусловно, в проекте были и сложности, вот как о них рассказывает Андрей Александрин, руководителя проекта со стороны заказчика: "В общих терминах проблемы можно разделить на две группы: организационные и технические. К организационным проблемам можно отнести проблемы, связанные с адаптацией людей к новым правилам игры - новым бизнес-процессам. К техническим же проблемам относятся недоработки при проектировании архитектуры приложения, разработки модификаций стандартного приложения MBS Navision. Без тесного взаимодействия и совместной работы специалистов ИТ компании-клиента и компании-вендора невозможно достичь необходимого эффекта от внедрения в сжатые сроки, как происходит в нашей компании. Пока у нас это получается".

Результаты
Все бизнес-процессы компании претерпели за время внедрения серьезные изменения. По словам Сергея Кондарева, это было обусловлено не стремлением подстроиться под Microsoft Dynamics NAV (Microsoft Navision), а требованиями бизнеса, реорганизация которого была в любом случае необходимой: "Зато Navision у нас - как палочка-выручалочка, которой удобно стучать по голове, обуздывая нездоровые фантазии".

Консультанты "Импакт-Софт" совместно со специалистами компании "Арбат Престиж" разработали стратегию и концепцию построения учетной политики, как головной компании, так и компаний, входящих в структуру холдинга; принципы построения управленческого, бухгалтерского (в том числе в соответствии с требованиями МСФО) и налогового учета, формирования консолидированной отчетности.

Разработанные принципы и подходы позволяют вывести на более качественный уровень процессы планирования в компании, а сформированная структура центров финансовой ответственности и справочники показателей позволяют оптимальным образом определять результаты хозяйственной деятельности по каждому подразделению холдинга и количественно оценивать их финансовыми показателями: суммой доходов, расходов, размером прибыли. Всё это позволит существенно упростить процесс выработки управленческих решений, повысить их качество и сократить время их принятия.

Для целей управленческого, бухгалтерского и налогового учетов холдинга был разработан специальный единый план счетов и система аналитических признаков (характеристик). Были установлены алгоритмы формирования таких отчётов, как: бюджет прибылей и убытков, бюджет движения денежных средств, и, прогнозный баланс, реестр требований на оплату и другие виды отчётности.

Microsoft Dynamics NAV (Microsoft Navision) и решение "LS Retail" позволили "Арбат-Престижу" использовать имеющееся кассовое оборудование для интеграции в единый информационный контур.

В настоящее время в компании "Арбат-Престиж" при помощи Microsoft Navision учитываются все повседневные операции розничной торговли, благодаря чему существенно облегчились различные повседневные операции и, в то же время, увеличилась их точность.

Так, например, заказ-приёмка товаров осуществляется таким образом: коммерческий отдел формирует заявку на закупку товара для различных магазинов и отправляет её в форме файла Excel поставщику. Поставщик в ответ присылает сделанную на основе заказа предварительную приходную накладную (тоже в формате Excel), где указываются те позиции, которые он готов поставить.

Затем в отделе логистики компании все эти предварительные накладные импортируются из файлов Excel в базу Microsoft Dynamics NAV в виде заказа покупки, при этом происходит сопоставление артикулов из накладной поставщика со справочником артикулов, известных компании. Если в процессе импорта находится новый, ещё неизвестный артикул, то система показывает на это, предлагая внести в справочник описание нового товара.

Затем, при помощи связующей центральный офис и магазины системы-репликатора LS Data Director, предварительные накладные "расходятся" по магазинам. Когда товар, наконец, поступает в магазин физически, кладовщик магазина открывает в системе Microsoft Dynamics NAV предварительную накладную, полученную по сети из центрального офиса, и отмечает приёмку того или иного товара, указывая количество. Если при приёмке была выявлена недостача по какой-либо товарной позиции, то в предварительную накладную вносятся изменения в соответствии с фактическим наличием товара. По завершению процесса приёмки накладная, при помощи средств репликации, отправляется назад в центральный офис в центральную систему.

Перспективы
В настоящее время полным ходом идёт автоматизация налогового учёта во всех подразделениях розничной сети. Дальнейшее развитие ИТ-системы связано в основном с расширением аналитических функций. Уже сейчас собранные данные служат основой для управленческих решений.

Один из примеров - режим работы продавцов. Сколько их нужно в магазине в определенное время дня и день недели, определили на основании данных Microsoft Dynamics NAV (Microsoft Navision). Более существенные выводы вытекают из анализа продаж по ассортименту, времени, географическим признакам.

Андрей Александрин, руководитель проекта со стороны заказчика: "Мы, пожалуй, первая розничная компания в России, которая проводит настолько полномасштабное внедрение Microsoft Business Solutions - Navision в короткие сроки".