Сеть аптек "Старый Лекарь"

«Импакт-Софт» автоматизирует сеть аптек «Старый Лекарь», являющуюся одним из лидеров аптечной отрасли. На базе системы LS Retail для Microsoft Dynamics® NAV в сети аптек создано единое информационное пространство, обеспечивающее оптимальное взаимодействие подразделений и гибкое управление ресурсами компании.

О заказчике
Компания «Старый Лекарь» — это динамично развивающаяся аптечная сеть, в настоящее время насчитывающая более 150 аптек в Москве и Московской области. Огромный выбор лекарственной и парафармацевтической продукции (более 7500 наименований), отсутствие фальсификатов, приемлемые цены, квалифицированные консультации специалистов и внимательное обслуживание каждого покупателя — все это гарантия качества компании «Старый Лекарь».

В компании «Старый лекарь» работает более 1200 человек, из них более 900 работают в аптеках сети. Все сотрудники аптек – профессионалы в своей области, имеющие сертификат специалиста и опыт работы.

В марте 2008 г. финская фармкомпания Oriola-KD Corporation подписала соглашение о приобретении 75% акций российской “Витим и Ко”, управляющей аптечной сетью “Старый лекарь”, и дистрибьютора “Морон”. Финская Oriola-KD Corporation — ведущая компания в сфере реализации фармпрепаратов и товаров для здоровья в Северной Европе. Компания занимается оптовой торговлей фармпрепаратами, имеет филиалы в Финляндии, Швеции, Дании и странах Балтии.

Ситуация
Изначально все аптеки сети «Старый Лекарь» работали по закрытой форме отпуска лекарств, однако развитие аптечного бизнеса, а также усиление конкуренции заставили руководство сети задуматься о дальнейшем развитии.

Руководство сети «Старый Лекарь» уделяет  большое внимание передовым технология организации работы: в аптеках введена система штрихкодирования, заложены принципы работы с ориентацией на конечный результат. В сети «Старый Лекарь» действует централизованная система заказа и ежедневной доставки лекарственных средств во все аптеки сети.

В июне 2006 г. сеть «Старый Лекарь» объявила о переходе на открытый формат торговли. Новые аптеки сети открываются в формате фарммаркета, а существующие постепенно начали переходить на новый режим работы. Кроме того, переход на новый формат работы в сети аптек подразумевал совершенствование системы управления предприятием.

«В условиях жесткой конкуренции необходимо иметь гибкую информационную систему, которая позволит оперативно реагировать на изменения рынка, получать конкурентные преимущества за счет качества сервиса. Это в системе с закрытым кодом при монополии  интегратора не всегда было возможным. Кроме того, одновременное использование нескольких систем в офисе создавало дополнительные проблемы с актуальностью данных в системах. В связи с этим, руководство компании приняло решение заменить ПО и организовать единое информационное пространство в компании в единой системе. Однако, изменения на рынке диктуют новые правила,  но мы рассчитываем на дальнейшее активное внедрение Microsoft Dynamics NAV», — Оксана Виганте, руководитель ИТ-отдела, компания «Витим и К» (сеть аптек «Старый Лекарь»).

Выбор решения
Основными целями, которые ставило перед системой автоматизации предприятия руководство сети «Старый Лекарь» были:

• Гибкое управление ресурсами компании, увеличение возможностей обработки данных.
• Единое информационное поле компании, способное обеспечить максимальное взаимодействие подразделений компании.
• Упорядочение доступа сотрудников подразделений к информации путем разграничения прав доступа.
• Повышение эффективности управления компанией, предоставление оперативной информации руководству.
• Автоматизация управленческого учета всех аптек, фронт-офиса и бэк-офиса.
• Подготовка и предоставление данных (первичной документации, отчетности) организациям франчайзи как основу для ведения ими бухгалтерского учета.

«Ключевыми критериями выбора программного обеспечения были возможность образования единого информационного пространства аптек и офиса, открытый код, наличие нескольких интеграторов, поддержка особенностей российского законодательства, опыт успешного внедрения в розничных сетях России, и хорошее соотношение цена/качество. Первоначальный список ERP-систем готовили ИТ-специалисты компании. Далее была организована группа из ключевых пользователей, которые участвовали в выборе. Полученные материалы были систематизированы и представлены собственникам для принятия решения», — Оксана Виганте, руководитель ИТ-отдела, компания «Витим и К» (сеть аптек «Старый Лекарь»).

 В итоге была выбрана системе LS Retail на базе Microsoft Dynamics NAV и компания «Импакт-Софт» в качестве интегратора. Летом 2006 г. был заключен контракт на внедрение в сети аптек «Старый Лекарь» решения для распределённых розничных сетей LS Retail.

Являясь готовым решением как для отдельного магазина, так и для розничной сети, LS Retail позволяет получить полноценную ERP-систему и сделать управление оптово-розничными бизнес-процессами более эффективным. Кроме того, LS Retail позволяет выстроить централизованную организацию и управление оптово-розничной торговлей от центрального офиса и склада до уровня POS-терминалов.

Решение
В рамках проекта по внедрению решения для розничной торговли LS Retail специалисты «Импакт-Софт» в сжатые сроки совместно с сотрудниками сети обеспечили запуск системы в первой из автоматизируемых аптек. Эта аптека стала первой аптекой с открытой выкладкой товара. В ней установлено три POS терминала с Microsoft Dynamics NAV и LS Retail.

 В рамках проекта было создано единое информационное пространство между центральным офисом и сетью аптек: везде – и в центральном офисе (в части управлении товарными запасами), и в аптеках, и даже на POS-терминалах сотрудники компании имеют дело с единой информационной системой на основе Microsoft Dynamics NAV.

Обмен данными между аптеками и центральным офисом осуществляется при помощи современного высокоскоростного репликатора LS DataDirector, отличительной особенностью которого является высокая скорость и устойчивость даже на нестабильных и низкоскоростных каналах связи.

Кроме того, специалистами сервисного отдела компании «Импакт-Софт» был разработан особый функционал «Себестоимость», который позволяет формировать отчетные документы, не имея непосредственно в аптеке отдела бухгалтерии. Сделан ряд дополнительных разработок: дисконтная программа, учет работы службы доставки, «Место провизора», интеграция с системами поставщика и др.

В настоящее время взаимодействие сети «Старый Лекарь» и компании «Импакт-Софт» продолжается:  ведется доработка системы для обеспечения большего комфорта работы конечных пользователей и дальнейшей автоматизации важных для компании бизнес-процессов.

«ERP-система для аптек должна не только обеспечивать единство данных и оптимизировать бизнес-процессы, но и соблюдать все требования российского законодательства по государственному контролю за качеством и стоимостью медикаментов» — Оксана Виганте, руководитель ИТ-отдела, компания «Витим и К» (сеть аптек «Старый Лекарь»):

Результаты
Запуск работы первых аптек с помощью системы LS Retail на базе Microsoft Dynamics® NAV состоялся в кротчайшие сроки. Дальнейшую автоматизацию аптек и тиражирование решения специалисты сети «Старый Лекарь» осуществляли самостоятельно.

«Проект начался в июле 2006 года, за два месяца специалисты «Импакт-Софт» доработали систему согласно требованиям технического задания и нашим нуждам, и в сентябре первая аптека была автоматизирована с использованием решения LS Retail. Мы верим, что нашли функциональность и архитектуру системы управления, которая нам необходима» – рассказала Оксана Виганте.

В настоящее время система LS Retail на базе Microsoft Dynamics NAV успешно работает на 500 POS–терминалов в розничной сети «Старый Лекарь», обрабатывая данные 70000 чеков (170000 строк) ежедневно.

Как результаты проекта по внедрению ERP-системы в сети аптек «Старый Лекарь» Оксана Виганте отмечает:

«Стабильное ИТ решение в аптеках и Центральном офисе
Отличная аналитика в аптеках в разрезе требуемых данных
Быструю адаптацию системы к новым требованиям бизнеса силами совместных разработок Импакт – Софт и отдела ИТ «Старый Лекарь»».