BNS Group (MEXX, Calvin Klein, Pinko и пр.)

«Импакт-Софт» автоматизирует магазины MEXX, Calvin Klein, Pinko с помощью LS Retail для Microsoft Dynamics NAV.

ОАО «БНС Груп», управляющая такими сетями магазинов как MEXX, Calvin Klein, Pinko и пр., внедрила систему LS Retail на базе Microsoft Dynamics NAV. Автоматизировала предприятие компания «Импакт-Софт», опытнейший Золотой Сертифицированный Партнер Microsoft с 16-летним опытом работы на IT-рынке.

О заказчике

Компания «БНС Груп» владеет сетью из 99 магазинов модной одежды в 11 городах России. Компания представляет торговые марки MEXX, Calvin Klein, Pinko и пр. Основная масса магазинов расположена в Москве и Санкт-Петербурге.
В настоящее время «BNS Group» интенсивно развивает бизнес в других городах России.

Ситуация

Решение о необходимости замены существующего программного обеспечения было связано отсутствием достаточного функционала и мощности у существующей на тот момент системы. Развитие бизнеса требовало современной и функциональной информационной системы.

«До внедрения Microsoft Dynamics NAV в компании использовалась система собственной разработки, поддерживающая товарооборот. Эта система прекрасно справлялась с задачей учета товара в рамках одного города. Главными её недостатками было отсутствие управленческого учета, отсутствие связи с бухгалтерией и невозможность создания распределенной базы данных. Также появилась необходимость ведения параллельного учета в РСБУ и МСФО». – говорит Олег Андреев, Директор Департамента ИТ ОАО «БНС Груп».

Выбор решения

«В условиях быстрой экспансии на рынке розничных сетей, без современной и функциональной информационной системы не обойтись. Эта система должна позволять в рамках единого информационного пространства охватить широкий спектр бизнес задач. Таких как, обеспечение руководства и сотрудников компании актуальной и точной информацией, поддержка принятия решений, сокращение трудоемкости работ по вводу и анализу информации, предотвращение дублирования информации и обеспечение прозрачности деятельности корпоративных подразделений» - продолжает Олег Андреев.

Выбираемая автоматизированная система предназначалась для решения задач управленческого учета на предприятии. Система должна была иметь функционал для автоматизации деятельности по решению задач управления финансовыми и материальными ресурсами предприятия, персоналом, учета расчетов с различными дебиторами и кредиторами, поддержки формирования бюджета, детального учета затрат, автоматизированного расчета себестоимости товаров, поддержки принятия управленческих решений.

«Выбор в пользу решения LS Retail на базе Microsoft Dynamics NAV мы сделали с учетом планируемого быстрого роста нашей сети. Решающими критериями выбора были – масштабируемость и тиражируемость решения, возможность быстро разворачивать приложения в новых центрах продаж, а также способность информационной системы справляться с большими объемами управленческой информации в условиях территориально распределенной розничной сети, возможности поддержки работы сложного склада. Также была поставлена задача ведения параллельного учета в РСБУ и МСФО. При выборе разработчика учитывались опыт работы с Microsoft Dynamics NAV, наличие успешных проектов в сфере fashion retail» – рассказывает Олег Андреев.

Решение

Начиная работу с системой Microsoft Dynamics NAV руководство «БНС Груп» ставило перед специалистами «Импакт-Софт» следующие цели:

• Создание перспективной технологической платформы для развития системы управления предприятием на базе Microsoft Dynamics NAV. Получение гибкой системы со встроенными средствами разработки для возможности внесения изменений по мере роста и изменения бизнеса;
• Реализация единой учетной системы;
• Реализация единых принципов учета операций;
• Исключение процессов ручного формирования промежуточной отчётности (Excel таблицы);
• Разграничение прав доступа к системе на уровне пользователей, таблиц, форм и отчетов.

В ходе проекта планировалась постепенная замена программного обеспечения магазинов на LS Retail, специализированное решение для розничных сетей на основе Microsoft Dynamics NAV, разработанное компанией LS Retail enf. и локализованное в России компанией «Импакт-Софт». А во вновь открывшихся магазинах – установка LS Retail. Планируется, что до внедрения LS Retail в магазинах будет использоваться интеграция Microsoft Dynamics NAV с ПО магазинов.

«Внедрение системы мы начали с автоматизации складского учета. Склад разделен на отделы по торговым маркам, отделы разделены на зоны, зоны состоят из ячеек. Наполнение зон и ячеек ведется по определенному алгоритму. Главным критерием работы склада является скорость обработки товара. Стояла задача при увеличении товарооборота повысить скорость обработки товара без увеличения штата кладовщиков» – рассказывает Олег Андреев.

В программе были реализованы следующие функции, позволяющие ускорить процесс обработки товара на складе и доставку его в магазины:

• обработка файла отгрузки (информация о планируемом поступлении товара), при обработке автоматически создаются карточки товара, заполняется классификатор товара, и создаются прайс-листы на товар.
• ведение правил распределения товара по магазинам,
• приемка товара при помощи терминалов сбора данных, одновременно несколькими операторами принимается одна поставка с общим распределением по магазинам,
• распечатка ценников на товар,
• автоматическая подготовка отгрузки партий товара в магазины.

Через некоторое время после внедрения складского модуля был закуплен автоматический сортировщик товара. «Сортировщик товара позволил еще повысить скорость обработки товара и сократить штат операторов на приемке. Разработанный ранее функционал позволил без труда состыковать Microsoft Dynamics NAV с программным обеспечением сортировщика» - Олег Андреев.

Олег Андреев продолжает: «В розничном блоке основными критериями работы являются оперативность и точность учета товара. Каждый день в магазины должен подвозиться товар со склада. Ассортимент товара формируется по определенным правилам. Для этого был разработан блок подсортировки товара, который базируется на правилах распределения, фактических остатках магазина и склада. Каждое утро склад производить расчет потребностей магазинов в товаре. Подбирает этот товар и отгружает его в магазины».

В качестве кассовой системы решено было использовать уже работающий в магазинах СуперМаг УКМ-4. Разработан модуль стыковки УКМ и LS Retail, позволяющий загружать в кассы информацию о товаре, ценах, дисконтных картах, продажных акциях, кассирах и продавцах. Из касс импортируется информация о продажах и возвратах. На основе этой информации формируется различная аналитика: количество индивидуальных продаж, соотношение чеки-вещи, накопления по дисконтным картам и пр.

В итоге интеграции УКМ и LS Retail получилась централизованная система управления кассами, позволяющая централизовано управлять любой кассой в любом городе.
Одним из главных критериев выбора системы автоматизации компанией «BNS Group» было наличие блока бюджетирования. «В условиях растущего бизнеса работа с бюджетами приобретает повышенное значение. Важна оперативность планирования, анализа и контроль бюджетов. Внедрение бюджетирования в Microsoft Dynamics NAV позволило вести бюджетный анализ в режиме реального времени. Избавились от ручных операций. Сократилось количество сотрудников финансового департамента.
Интеграция бюджета с бухгалтерским учетом позволило рассчитывать бюджет на основе начислений. Отчетность по европейским стандартам для инвесторов» – рассказывает Олег Андреев.

Результаты

Олег Андреев о результатах внедрения системы LS Retail на базе Microsoft Dynamics NAV: «Предстоит еще многое сделать. Но сейчас уже можно сказать, что мы получили масштабируемое и тиражируемое решение, которое позволит открывать новые магазины с минимальными затратами и в короткие сроки.

Внедрение системы повысило эффективность выполнения таких процессов как бухгалтерский и управленческий учет, управление запасами, формирование и контроль розничных цен, планирование потребностей».

Перспективы

В планах компании открытие магазинов новых торговых марок. Открыть эти магазины возможно в самые сжатые сроки. Так как больших доработок системы не потребуется.
Дальнейшему развитию получит система лояльности. Запланировано внедрение бонусных карт и различных продажных акций.