Дистрибьютор компьютерной техники MERLION

 
Компания MERLION - ведущий российский дистрибьютор компьютерных комплектующих, цифровой техники, периферии, сетевого и офисного оборудования. (Во время проекта (2001-2002) работала на рынке под брендом "Элси").

MERLION - официальный дистрибьютор компаний: APC, ASUS, Canon, Chicony, Creative, Dell, Gigabyte, Konica Minolta, LG, Mitsumi, NEC, Nikon, Panasonic, Samsung, Sony, Philips и др.

MERLION сегодня - это более 1700 профессионалов, которые развивают национальный компьютерный рынок и делают доступными продукты высоких технологий для каждого жителя России.

Ситуация
В середине 2001 года перед компанией "ЭЛСИ" встала необходимость реорганизации учетно-финансовой деятельности и внедрения новой корпоративной системы. В компании существовал ряд разрозненных, несвязанных между собой учетных программ. Это вызывало дублирование, искажение, задержку, а иногда и потерю информации. Существующие системы не удовлетворяли требованиям надежности и устойчивости. Руководство компании очень серьезно отнеслось к выбору системы, и для эффективного результата запустило трехмесячный проект, в ходе которого исследовались российский информационный рынок и системы, которые отвечали требованиям компании. В результате исследований российского рынка ERP систем руководство компании остановило свой выбор на системе Microsoft Business Solutions-Navision, как самой оптимальной по соотношению цены и функциональных возможностей. Решающими факторами при выборе системы Microsoft Navision было большое количество законченных внедрений в России на предприятиях различного уровня и профиля деятельности. Важнейшим аргументом в пользу Microsoft Navision было существование на российском рынке стабильного и опытного поставщика - компании "Импакт-Софт", имеющего в своем арсенале не один десяток успешных проектов.

Проект по внедрению системы стартовал в декабре 2001 года. Команда внедрения состояла из трех сотрудников фирмы "Импакт-Софт" и трех сотрудников IT подразделения компании "ЭЛСИ". На начальном этапе работ был создан управляющий комитет проекта, в который вошли менеджеры проекта с обеих сторон, а также коммерческий директор, финансовый директор, исполнительный директор и IT директор компании "ЭЛСИ". Комитетом был принят документ "Суммарный объем работ", утвержден сетевой график и определены критерии успеха проекта. Процесс внедрения был построен по классической схеме:

• обследование бизнес-процессов, построение модели AS IS;
• реинжиниринг бизнес-процессов, построение модели TO BE;
• дизайн системы под модель TO BE;
• дизайн и разработка дополнительной функциональности;
• обучение пользователей (групповое и индивидуальное);
• проведение полного интеграционного теста системы;
• подготовка и перенос начальных остатков;
• запуск в промышленную эксплуатацию;
• авторское сопровождение и ("горячая") поддержка пользователей в течение первых 2 недель работы.

Общая продолжительность проекта составила 5 месяцев - с декабря 2001 года по апрель 2002 года.

На первом этапе проекта с 1 января 2002 года был внедрен модуль "Финансы", в котором стали учитываться все финансовые операции компании, расчеты с клиентами и поставщиками, операции на расчетных счетах компании. Благодаря детальной проработке и продуманности модуля "Финансы" на данном этапе проекта не потребовалось вносить изменения в стандартную версию.

Многочисленные изменения, связанные с особенностями бизнеса компании претерпели модули "Склад", "Продажи и клиенты", "Покупки и поставщики", запуск в промышленную эксплуатацию которых состоялся в апреле 2002 г. Полностью был изменен функционал резервирования товаров, механизм ценообразования, переделаны основные формы работы с заказами покупки и продажи. Это позволило увеличить скорость обработки заказов менеджерами по продажам более чем на 30%. Благодаря гибкости системы Microsoft Navision, стало возможным филигранно автоматизировать существующие бизнес-процессы компании, составляющие её конкурентное преимущество на рынке.

Одним из важных факторов, предопределивших успех проекта, стала грамотная мотивация всех сотрудников компании "ЭЛСИ", которым предстояло работать с системой. С противниками проекта, количество которых уменьшалось с каждым днем, регулярно проводилось обучение по системе. Тщательная проработка деталей проекта, эргономичные формы пользователей, удобные дополнительные функции (импорт и экспорт заказов в EXCEL, копирование строк заказов из одного документа в другой, мощный блок статистики продаж), а также грамотное обучение особенностям работы с системой привели к тому, что уже после первой недели работы большинство пользователей могли самостоятельно работать с Microsoft Navision.

Полная интеграция всех бизнес-процессов в одной системе позволила руководству компании улучшить контроль деятельности фирмы и освободить время от бесконечной сводки различных данных для стратегического планирования и управления.

По словам менеджера проекта Виталия Свиридова: "Первые итоги использования решения Microsoft Navision в нашей компании показали, что это не только интегрированная система для учета всех операций, но также надежный и мощный инструмент для оперативного и стратегического управления компанией, быстрый и удобный механизм формирования основных управленческих решений. Широкий спектр модулей системы охватывает все участки и отделы нашего предприятия, а открытость программного кода позволяет собственными силами гибко модифицировать приложение при изменении бизнес-процессов."

В данном проекте на практике была продемонстрирована правота основного девиза компании Microsoft Business Solutions - the way to grow" (Navision - Путь к росту). Система оказалась способной обеспечить работу такой быстрорастущей компании как "Элси".

Результат
Уже на первых этапах проекта стали очевидными преимущества новой системы.

Благодаря внедрению системы Microsoft Navision удалось значительно увеличить скорость обслуживания клиентов.

Проведенные в компании исследования и хронометраж подтверждают факт сокращения времени оформления заказов. Таким образом, на заказ, содержащий 10 позиций, оператору теперь требуется 80 секунд, против 170 секунд, которые ему приходилось затрачивать в старой системе.

Решение, разработанное на платформе Microsoft Navision, позволило получить полную и качественную информацию, вести товарный, финансовый и управленческий учет. Большое количество аналитических признаков с подробной степенью детализации выстраивает финансово-управленческий учет по требованиям компании-клиента. Огромный объем информации стал доступен всем подразделениям компании, что позволило своевременно и качественно исполнять им свои функциональные обязанности.

В результате проведенной автоматизации стало возможным снизить расходы на персонал, а у сотрудников компании появилось время для аналитической работы.

Для отгрузки товаров с удаленных складов и для работы ряда пользователей организован доступ к системе через интернет.

По мнению генерального директора компании "Элси" Ильи Орлова "Решение Microsoft Navision - это гибкая, открытая, легкая и изучении система, помогающая справиться с любыми задачами. Удобный интерфейс позволяет сократить время обработки заказов в 2 раза. Благодаря наличию встроенных средств разработки можно получать любой отчет в разной форме, что очень удобно для руководителя. Также система позволяет вести отгрузку товаров с разных складов, в том числе удаленных. Появилась возможность совместить в единой информационной системе финансовый, товарный и бухгалтерский учет. Легкая настройка финансовых и бухгалтерских отчетов гарантирует быструю адаптацию системы к изменениям российского законодательства.

В дальнейшем планируется внедрение модуля транспортной логистики для оптимизации складских запасов и перевозок.

Благодаря высококвалифицированной работе специалистов компании Импакт-Софт наши требования к системе качественно и быстро были удовлетворены, и в дальнейшем мы собираемся продолжить наше плодотворное сотрудничество".

После внедрения Microsoft Business Solutions-Navision компания "Элси" продолжает живо интересоваться процессами, которые происходят на информационном рынке. Специалисты компании являются продвинутыми пользователями системы Navision, и при выходе новой версии системы сразу же внедряют на своем предприятии. Круг сотрудников "Элси", работающих с Microsoft Navision, постоянно увеличивается, и на сегодняшний день составляет около 180 человек.

В сентябре также открылся интернет-портал, который позволит сократить большую часть рутинной работы и откроет для дилеров "Элси" свободный доступ к информации о складских запасах и резервированию транзитов. В настоящее время происходит его тестовая обработка на нескольких клиентах. Таким образом, компания получила еще одно конкурентное преимущество по улучшению сервиса клиентов.