Чайная компания №1

«Чайная компания №1» управляет каждой чаинкой с помощью Microsoft Dynamics NAV

«Чайная компания №1» для собственной автоматизации выбрала Microsoft Dynamics NAV как инструмент и компанию Импакт-Софт как поставщика услуг.

О заказчике
«Чайная компания №1» (www.teanadin.ru) представляет собой территориально распределенную холдинговую структуру, в которую входят несколько дочерних организаций и филиалов как в России, так и за ее пределами. На отечественном рынке компания наиболее известна как эксклюзивный дистрибьютор продукции под торговой маркой NADIN. Основными направлениями деятельности группы компаний являются дистрибуция элитных сортов чая и кофе, высокотехнологичное производство готовой продукции на основе современного итальянского оборудования, оказание транспортных услуг, предоставление торгового оборудования и иных видов услуг клиентам и поставщикам. Ассортиментный перечень продукции состоит из несколько тысяч наименований, поскольку «Чайная компания №1» акцентирует свое внимание не только на оптовой торговле чаем и кофе, но и поставке различных аксессуаров, в частности оригинальной посуды. Годовой оборот компании составляет свыше 50 млн. долларов.

Ситуация
Более десяти лет в «Чайной компании №1» для решения учетных и некоторых управленческих задач использовалось программное обеспечение отечественного разработчика. Эта система развивалась и эволюционировала вместе с компанией, переходя от версии к версии, и дополняясь все новой функциональностью. Решались задачи отделов закупок, продаж, склада, бухгалтерии и производства. Однако в середине 2005 года стало очевидно, что программное обеспечение постепенно перестает удовлетворять потребностям компании по целому ряду причин. Основными из них являлись отсутствие возможности ведения учета нескольких юридических лиц в единой базе данных, слабая масштабируемость системы, низкая производительность, недостаточная функциональность и др. Кроме того, базы данных дочерних организаций холдинга исчислялись несколькими десятками, одновременно использовалось не менее трех различных учетных систем, что приводило к увеличению затрат на ИТ-инфраструктуру.

Выбор решения
Тогда же, в середине 2005 года, ИТ-директор «Чайной компании №1» принял решение о необходимости самостоятельного изучения рынка подходящих систем и определения критериев выбора. Была создана внутренняя проектная команда, и начался активный процесс. Ответственные сотрудники посещали лекции и семинары как разработчиков, так и компаний-партнеров, изучали техническую литературу, перенимали чужой опыт внедрений и выделяли перспективные решения. Много полезной информации было найдено в сети Интернет. Основными критериями выбора системы управления предприятием для нас были: соответствие стандартам ERP и MRP, доступная стоимость, достаточная функциональность и масштабируемость.

Примерно через полгода анализа были выделены два наиболее интересных варианта. Они были примерно одинаковыми по стоимости внедрения, у каждой из них были свои преимущества и недостатки, но в конечном итоге чаша весов перевесила в пользу Microsoft Dynamics NAV 4.0.

И одной из причин выбора именно Microsoft Dynamics NAV было наличие в системе достаточного для «Чайной компании №1» производственного блока, поскольку в ближайших планах компании наращивание и усложнение своего производства.

После того, как выбор ERP-системы был сделан, специалистам компании предстояла не менее серьезная работа по поиску компании-партнера, которая сможет адаптировать систему к бизнес-процессам «Чайной компании №1». «Нашим первоначальным критерием выбора являлось наличие «золотого» или «серебряного» статуса партнера Microsoft, что давало нам определенные гарантии компетентности системного интегратора» - говорит ИТ-директор «Чайная компания №1» Максим Ягудин. Следующим этапом было последовательное изучение информации об истории развития каждой из компаний, общего количества внедрений и внедрениям в соответствующей отрасли.

После встречи с представителями выбранных организаций, специалисты «Чайной компании №1» приступили к рассмотрению коммерческих предложений. В результате по стоимости и срокам внедрения проекта выбор был сделан в пользу компании «Импакт-Софт».

В марте 2006 года на совете директоров компании было принято окончательное решение о написании совместного технического задания на внедрение Microsoft Dynamics NAV и отказе дальнейшего развития текущей информационной системы.

В течение двух месяцев проходил аудит и описание бизнес-процессов отделов закупок, продаж, склада, логистики, транспортного отдела, бухгалтерии, производства и отдела качества продукции. Некоторые бизнес-процессы были настолько неоптимальными, что принимались решения об их реорганизации. Работа осложнялась за счет большой численности интервьюируемого персонала и территориальной распределенности «Чайной компании №1».

Решение
Для достижения поставленных целей с помощью внедренной системы в «Чайной компании №1» решаются следующие задачи:

• стандартизация, унификация и усиление централизации процессов управления в компании;
• управление закупками, продажами, логистикой, финансами, складом, в том числе был сделан контур планирования в компании (планы закупок, продаж, производства);
• управление производством, в частности отделом качества и технологий;
• обеспечение полноты, достоверности, своевременности и непротиворечивости информации, требуемой для целей управления и обеспечения деятельности;
• формирование всей управленческой, финансовой, статистической и иной документации и отчетности.

Результаты
Генеральным директором «Чайная компания №1» Александром Лившицом были поставлены жесткие временные рамки и утвержден бюджет проекта, а также определены критерии его успешности. Основными целями внедрения системы стали обеспечение эффективного взаимодействия подразделений компании в едином информационной пространстве и повышение рентабельности основной деятельности и получение оперативной управленческой отчетности.

«Технически самым сложным оказался процесс интеграции Microsoft Dynamics NAV с ранее используемой учетной системой в соответствии с бизнес-процессами «Чайная компания №1». Произошли серьезные изменения в бизнес-процессах: отдел закупок до внедрения не работал в единой системе, были кардинально изменены схемы работы склада и документооборота по компании, поставлена система планирования (взаимозависимые планы продаж, производства и закупок). Возникшие трудности, такие как необходимость присутствия руководства на тестовой эксплуатации новой системы и адаптация сотрудников к ней, не были для нас неожиданными.
В целом масштаб изменений был значительным для «Чайной компании №1». Но, не смотря ни на что, мы смогли справиться со всеми трудностями, и запуск системы состоялся строго согласно план-графику проекта» - говорит ИТ-директор Максим Ягудин.

Перспективы
В настоящий момент специалистами компании «Импакт-Софт» и ИТ-сотрудниками «Чайной компании №1» вносятся последние корректировки в работу системы и реализуются пожелания пользователей. Инструкции по работе с программой приводятся в соответствие с бизнес-процессами компании, рассматривается вопрос дальнейшей автоматизации работы складского контура с помощью сканеров штрих-кодов и использования термопринтеров, что позволит отказаться от ведения партионного учета вручную. Параллельно идет процесс перехода на сервисное обслуживание в «Импакт-Софт».