ГК «Хладопродукт»

О заказчике
«Хладопродукт» - это группа компаний, объединяющая на сегодняшний день 18 отечественных предприятий, занимающихся оптовой торговлей свежемороженой и охлажденной продукцией: мясом и рыбой. Образовано в начале 90-х годов минувшего века. В период дефицита на российском рынке мясной продукции активно осуществляло импортные поставки свежемороженого мяса, гастрономических специй, а также оборудования для отечественной мясоперерабатывающей промышленности. Основные договоры на ввоз свинины и говядины компания заключала со странами Евросоюза и Бразилией, и с самого начала своей торговой деятельности всю импортируемую продукцию стала ввозить в нашу страну напрямую, отказавшись от работы через брокеров. Этот фактор, в период введения в нашей стране в 2005 году квот на ввозное мясо, позволило компании попасть в ограниченный круг поставщиков, осуществляющих импорт сырья на мясоперерабатывающие предприятия России. Основными клиентами ГК «Хладопродукт» являются мясоперерабатывающие комбинаты, в числе которых «Мортадель», «Дымов», «Софрино колбасы и деликатесы», многие подмосковные и региональные предприятия, а также крупные торговые сети: «Метро», «Ашан», «Мосмарт» и др.

Ситуация
Первые шаги по автоматизации бизнес-процессов в группе компаний «Хладопродукт» были предприняты в 1998 году. Ещё тогда с помощью программы Navision Finasinal был автоматизирован бухгалтерский и отдельные участки управленческого учета.

Динамичное развитие холдинга, рост оборотов, изменение масштабов и условий работы в последующие годы привели к тому, что прежняя система управления потребовала существенной перестройки. К тому же первоначальная версия программы, внедренная в 1998 году, устарела и перестала поддерживаться фирмой разработчиком.

Учитывая данные факторы, в середине 2005 года руководством группы компаний Хладопродукт было принято решение о создании корпоративной информационной системы (КИС) на базе программы Microsoft Dynamics NAV 3.70

Выбор решения
Первоочередная задача заключалась в том, чтобы обеспечить функционирование двух  видов учета – управленческого и бухгалтерского на основе единой базы данных. Необходимо было четко определить границы каждого учетного контура, подробно описать его функциональные возможности. Партнером в проекте внедрения Microsoft Dynamics NAV 3.70 была выбрана компания «Импакт-Софт» - шестикратный сертифицированный партнер Microsoft Business Solutions. Отдавая предпочтение этому разработчику ПО, заказчик руководствовался не столько известностью и высокой квалификацией специалистов этой компании, сколько успешным опытом предыдущего сотрудничества.

Решение
Работа над проектом внедрения началась в августе 2005 года с написания «Технического задания». Опытная эксплуатация системы стартовала в декабре 2005 года и продолжалась вплоть до начала рабочей эксплуатации: 1 апреля 2006 года.

«Совместно с компанией «Импакт Софт» мы создали общую рабочую группу, и наша работа успешно пошла в соответствии с раннее согласованными сроками, - вспоминает Александр Дибров. – В ходе работы по внедрению мы еще раз убедились в том, что Microsoft Dynamics NAV 3.70 обладает большим ресурсом базового функционала, богатым набором функций и гибкой системой настройки».

Силами специалистов компании «Импакт-Софт» и ГК «Хладопродукт» на основе соответствующих модулей Microsoft Dynamics NAV 3.70 были автоматизированы следующие процессы:

• Финансовый и бухгалтерский учет
• Учет основных средств
• Управление продажами и отношениями с клиентами
• Управление покупками и отношениями с поставщиками
• Учет товаров и себестоимости
• Управление складом
• Бюджетирование

В соответствии с требованиями заказчика компания «Импакт-Софт» осуществила внесение необходимых доработок в базовый функционал системы, осуществила процесс установки и обучения пользователей.

Процесс построения КИС  позволил выявить и устранить определенные недостатки в работе, усилил систему внутреннего контроля, повысил технологическую дисциплину. «Мы конкретизировали функциональные обязанности и четко определили сферы ответственности каждого сотрудника, допущенного к работе с КИС.  Значительно упростился процесс консолидации информации в рамках всей группы компаний, повысилась оперативность и точность итоговой управленческой отчетности», - рассказывает Александр Дибров.

Результаты
Основная задача, достигнутая в результате внедрения системы Microsoft Dynamics NAV 3.70. - создание в рамках КИС единого информационного пространства, успешно используемого для управления холдингом. Был налажен оперативный автоматизированный обмен между предприятиями документами, справочниками и прочими данными.

Особое значение имеет обратная совместимость программы с предыдущими версиями. Важно, что при внедрении удалось сохранить около 75% доработок, которые были внесены в базовый функционал предыдущей версии в ходе ее практической эксплуатации.

«В сравнении с предыдущей версией системы, новая – значительно совершеннее и удобнее для пользователя. Она позволяет решать и те вопросы, которые в старой версии приходилось обрабатывать вручную, – отмечает Александр Дибров. – Например, Microsoft Dynamics NAV 3.70 позволяет вести учет в нескольких валютах. Серьезным подспорьем в работе стала возможность вести классификацию баз данных о наших поставщиках и клиентах по различным заданным признакам. Другой очень важный момент – возможность вести в Microsoft Dynamics NAV 3.70 распределение для товарных издержек. В этой версии расширен механизм расчета себестоимости, добавлен функционал для транзитных перемещений. Все это позволяет проводить в управленческом учете качественные аналитические исследования».

Известно, насколько в процессе автоматизации важен человеческий фактор. И в ГК «Хладопродукт» возникали определенные трудности: на этапах обучения сотрудников и их привыкания к изменившимся условиям работы.

«Это касалось даже не столько новых знаний, хотя новая программа, несомненно, более сложная в сравнении с предыдущей, - вспоминает Александр Дибров. - Основные трудности заключалась в адаптации к измененной системе работы. В отличие от простого фиксирования текущей информации на бумаге, где все ошибки и недочеты легко зачеркнуть, подчистить, подправить, тут необходимы четкость и корректность при вводе данных, а это требует особого внимания, сосредоточенности. При том, что были установлены наборы обязательных реквизитов, без которых документ не может быть не то что учтен, а даже выпущен для дальнейшей обработки другими сотрудниками, такие, на первый взгляд, мелочи людям, не привыкшим выполнять подобные процедуры на компьютере, давались непросто. Но наши выгоды от внедрения – налицо. Эта программа – очень хорошая. Поступающие данные стали доступнее и удобнее для обработки. Наша информационная база теперь достаточно удобно структурирована, чтобы на её основе получать не только текущую отчетность, но и более обобщенные сведения: «Консолидированный баланс по группе компаний», отчеты по прибылям и убыткам, по движению денежных средств и т.д.».

Теперь, практически, в режиме реального времени руководители ГК «Хладопродукт» разного ранга могут отслеживать различные параметры работы компании: количество отгруженного, поступившего, находящегося в пути товара, число сделок уже завершенных либо находящихся в стадии завершения…

У менеджеров появились возможности четко отслеживать и анализировать себестоимость товаров, более оперативно осуществлять их сбыт. К примеру, реально ведется продажа еще не поступившей, а находящейся лишь в стадии доставки на склад продукции.

Осуществлен переход на партионный метод учета. – последовательно отслеживается движение каждой конкретной партии товара по всем существенным параметрам: дате приобретения, закупочной цене, накладным расходам… Это способствует, прежде всего, повышению качество закупок – товар теперь приобретается с заданными параметрами, которые формируются в «Отделе покупок», то есть под конкретного покупателя, что позволяет далее более выгодно его продавать.

Перспективы
Сегодня группа компаний «Хладопродукт» находится на этапе активного роста. В холдинг уже входит расположенный в Тульской области мясокомбинат «Арсеньево», в рамках Национального проекта «Сельское хозяйство» ведется строительство свинокомплекса с собственной кормовой базой на 45 000 голов. В реальной перспективе ИТ-развития – внедрение блока «Производство».В целом планируется выстроить в единый вертикальный цикл все производство и оптовую торговлю. Для этого создается полнофункциональный логистический центр со своим транспортом и складом. Все составные части такого вертикального производства в будущем планируется связать в единую информационную систему.