Сеть магазинов «Чудодей» (ИМПАКТ ДВ)

Сеть магазинов «Чудодей» // LS Retail на базе Microsoft Dynamics NAV на Дальнем Востоке.

Компания «Импакт ДВ» внедрила решение LS Retail на базе Microsoft Dynamics NAV в сети розничных магазинов «Чудодей». С его помощью реализована распределенная структура сети с централизованным управлением. Информация о работе магазинов с определенной  дискретностью собирается в центральном офисе, что позволяет организовать оперативное управление компанией. В компании появилась возможность совместить в единой информационной системе финансовый, товарный и управленческий учет.

О заказчике
Сеть магазинов «Чудодей» осуществляет розничную торговлю парфюмерией, косметикой и бытовой химией. Сеть состоит из центрального офиса и 4 магазинов формата супермаркет в Приморском крае. 2 магазина находятся во Владивостоке, 2 магазина - в Находке. Компания имеет холдинговую структуру. Объемы продаж превышают 2,5 миллионов единиц продукции в год. Ассортимент товаров более 40000 наименований. Ближайшее время планируется открытие еще нескольких магазинов на Дальнем Востоке.

Ситуация
«Чудодей» основана в 2003 году как розничная структура оптовой компании «Дикси Трейдинг». Первоначально в компании использовались программные продукты собственной разработки, в дальнейшем программное обеспечение одного из российских разработчиков. За это время было выполнено много доработок, отражающих специфику бизнеса.

Развитие сети, в частности увеличение количества магазинов, ассортимента товаров и объемов продаж затруднило управление развивающейся сетью.

Кроме того, был ряд причин, по которым руководство компании приняло решение о замене существующей системы, в частности:

• Существующее программное обеспечение не позволяло организовать работу магазинов в режиме Off-line.
• Перебои в подаче электроэнергии или возникновение проблем с каналами передачи данных в центральном офисе останавливало процессы ввода документов покупки.
• При увеличении объемов базы данных происходило замедление работы системы, резкое снижение производительности. Периодически приходилось делить на части базу данных, при этом анализ информации приходилось выполнять по частям в различных базах данных.

Выбор решения
«Нам была необходима интегрированная система управления сетью магазинов, которая объединила бы информацию обо всех направлениях деятельности компании и решила задачи в области финансового управления, отношений с поставщиками, ценообразования, управления лояльностью покупателей, управления товародвижением, анализа бизнеса». - рассказывает Андрей Костенко, вице-президент компании «Дикси Трейдинг», Генеральный директор сети магазинов «Чудодей»

Рассматривалось несколько систем: 1С, TradeHouse, Супермаг 2000, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX.

«Важными критериями выбора системы мы считали надежность, отказоустойчивость и быстродействие системы, возможность интеграции с уже используемыми программными средствами, - говорит начальник отдела информационных технологий Виталий Коган, - приемлемая стоимость затрат на приобретение лицензий, внедрение и сопровождение системы управления».

При выборе поставщика решения предпочтение было отдано местным компаниям, которые могли бы качественно и оперативно решать возникающие проблемы.

После проведенного анализа решений и компаний, их внедряющих, решено было остановиться на системе LS Retail на базе Microsoft Dynamics NAV

В качестве поставщика выбрана компания «Импакт ДВ», дочерняя компания одного из опытнейших партнеров Microsoft «Импакт-Софт».

Использование технологий решения для розничной торговли LS Retail, разработанного компанией LS Retail, позволяет добиться централизованной организации и управления розничной торговлей от центрального офиса до уровня POS-терминалов. LS Retail значительно снижает совокупную стоимость проекта и обеспечивает надежный обмен (репликацию) данных между базами данных.

«Мы выбрали решение LS Retail на базе Microsoft Dynamics NAV, так как у компании партнера уже был успешный опыт внедрения подобных решений. Решение показалось нам гибким и хорошо адаптируемым под наши требования»  - рассказывает Андрей Костенко, вице-президент компании «Дикси Трейдинг», Генеральный директор сети магазинов «Чудодей».

Решение
Работы по внедрению системы Microsoft Dynamics NAV начались в апреле 2007 года с проведения предпроектного обследования, которое включило в себя этапы Диагностики, Анализа и Концептуального дизайна системы. Результатом этой работы явилось Техническое Задание на адаптацию системы требованиям заказчика, в котором были определены Этапы внедрения, Календарный план и Бюджет проекта.

В мае, июне были выполнены подготовительные мероприятия, которые состояли из этапов Разработки, Тестирования и Развертывания системы на рабочих местах.

Опытная эксплуатация системы проводилась в июле в центральном офисе компании и в одном из магазинов. В это время были протестированы все бизнес-процессы компании, улучшен пользовательский интерфейс формирования заявок менеджерами по закупке, реализованы дополнительные формы и отчеты для маркетолога и руководителя розничной сети.

Первый магазин «Россиянка» во Владивостоке был переведен на работу в новой системе с 1 августа, «ГУМ» с 20 августа, а с 1 сентября одновременно были запущены магазины «Ленинская» и «Южный» в городе Находка.

В базы данных каждого магазина были введены продажи за предыдущие периоды, что позволило начать автоматически формировать заявки поставщикам с первого же дня работы в системе.

«Особенностью работ по внедрению в магазинах явилось использование существующего программного обеспечения касс и кассового сервера. Это позволило минимизировать расходы по лицензионной части проекта и обеспечило быстрый и «безболезненный» переход на новую систему.
С первых дней работы в центральном офисе стали очевидными преимущества новой системы:

• ведение  в системе договоров с поставщиками и использование условий договоров позволило упорядочить график оплат и ведение платежного календаря;
• работа магазинов перестала зависеть от работы центрального офиса;
• менеджеры по закупке получили возможность автоматического формирования заявок поставщикам и заказов покупки;
• появилась возможность минимизации складских запасов в магазинах путем перемещения излишков;
• упростились вопросы ценообразования, стала наглядной история цен;
• появилась возможность отслеживать цены конкурентов».-рассказывает Алексей Бобков, менеджер сети «Чудодей».

В октябре 2007 года был запущен Платежный календарь и реализованы функции управленческого учета и формирования управленческой отчетности.

15 ноября 2007 года, в соответствии с Календарным планом, проект был завершен и переведен в стадию сопровождения.

Результаты
«Благодаря этому решению, мы реализовали необходимую нам распределенную структуру сети с централизованным управлением. Информация о работе магазинов, с определенной нами дискретностью, стекается в центральный офис и позволяет  организовать оперативный управленческий учет. Появилась возможность совместить в единой информационной системе финансовый, товарный и управленческий учет». - говорит Алексей Бобков, менеджер сети «Чудодей».

В ходе внедрения в центральном офисе были реализованы следующие бизнес-процессы: 

• Управление бизнесом (управленческий учет, формирование управленческой отчетности);
• Элементы бюджетирования (бюджет доходов, бюджет  расходов, бюджет движения денежных средств, платежный календарь);
• Управление розничной торговлей LS Retail;
• Управление договорами с поставщиками и клиентами;
• Управление взаимоотношениями с поставщиками, арендаторами и подотчетными лицами;
• Управление взаиморасчетами (операции Кассы и Банка, интеграция с системой Банк-Клиент);
• Управление закупками (ведение прайс-листов, автоматизированное формирование заявок и их отправка, получение счетов покупки и формирование документа «Товар в пути», передача их в магазины, получение документов покупки из магазина);
• Управление ценообразованием (из центрального офиса в магазины и (или) из магазинов в центральный офис);
• Управление оптовыми и розничными продажами;
• Управление лояльностью покупателей (дисконтные программы, скидки, подарочные сертификаты, розыгрыши призов);
• Консолидация информации о работе магазинов;
• Репликация данных в магазины (используется механизм Data Director решения LS Retail);
• Выгрузка необходимых данных в 1С бухгалтерию.

В магазинах были реализованы следующие бизнес-процессы:

• Управление магазином;
• Управление закупками;
• Управление ценообразованием;
• Управление оптовыми и розничными продажами;
• Управление складскими операциями (списание, оприходование, перемещение между магазинами, инвентаризации);
• Управление лояльностью покупателей;
• Управление торговым оборудованием (поддержка торгового оборудования ККМ, сканеры и принтеры штрихкода, терминалы сбора данных);
• Формирование и передача отчетности об остатках, ценах и товародвижении в центральный офис. Репликация данных в центральный офис (используется механизм Data Director решения LS Retail).

Удобный интерфейс и автоматизация заказов позволили сократить время формирования заявок поставщикам и обработки заказов покупки более чем в 2 раза. У менеджеров компании увеличилось время для аналитической работы.

Аналитические отчеты по маркетингу и управлению, которые в старой программе формировались длительное время, теперь создаются за считанные секунды и отражают реальное состояние товародвижения в компании.

«Архитектура баз данных в центральном офисе и магазинах идентичная, это позволяет при необходимости заводить один или несколько распределительных центров, неограниченное количество магазинов, облегчает администрирование системы». - отмечает Виталий Коган, Начальник отдела информационных технологий.

По словам руководства сети магазинов «Чудодей» внедрение системы LS Retail на базе Microsoft Dynamics NAV, уже дало значительный экономический эффект: эффективное управление ассортиментом позволило быстро вывести ненужные товарные группы, наиболее продаваемые товары разместить на лучшие полки, что привело к увеличению оборачиваемости товаров и повышению прибыльности. Также увеличилась прибыль компании за счет оптимизации ценообразования и более эффективного использования программ управления лояльностью покупателей (дисконтные скидки, подарочные сертификаты и т.д.)

Перспективы
В ближайшее время планируется открытие еще нескольких магазинов розничной сети «Чудодей».

«Мы уверены в том, что реализованная система позволит динамично развивать розничное направление нашего бизнеса. Мы не являемся теперь заложниками информационных  технологий, а наоборот, способны открывать любое количество магазинов сети, качественно анализировать и управлять ими, что мы и будем делать теперь с удовольствием». - говорит Андрей Костенко, Вице-президент компании «Дикси Трейдинг», Генеральный директор сети магазинов «Чудодей».