Вопрос выживания

Розничные торговые сети не только стремительно развиваются, но и очень активно применяют ИТ. Компания "Арбат-Престиж", один из лидеров российского парфюмерного рынка, исключением не является. Сейчас сеть "Арбат-Престиж" объединяет 18 магазинов в Москве и четыре в Санкт-Петербурге. Систему автоматизации управления компания построила на основе MBS Navision и специализированных разработок.

Последние два года "Арбат-Престиж" переживает быстрый, практически взрывной рост. Оборот в 2004 году вырос почти в 2,5 раза. Увеличилось и продолжает расти число филиалов. Владельцы официально заявили о намерении сделать компанию публичной, выйти на IPO в ближайшие год-два. Эти два фактора - рост масштабов бизнеса и намерение акционироваться - стимулировали перестройку всех бизнес-процессов компании, что не могло не сказаться на организации ИТ. В течение всех предыдущих лет сеть использовала несколько учетных систем, включая БЭСТ и, в основном, собственные программные разработки. В 2004 году решили от них отказаться и перейти на систему западного производства. "Самописные программы, какими бы привычными, удобными и хорошими они ни были, для такого роста не годятся, - замечает Сергей Кондарев, ИТ-директор "Арбат-Престиж". - Тем более что есть фирмы, чей основной бизнес - делать программные продукты, и нет смысла городить свой огород".

Выбор
Выбор продукта и поставщика компания постаралась сделать максимально объективным. Двухуровневый тендер занял полгода. Вначале выбиралось ПО, затем компания-исполнитель. Для проведения тендера была привлечена консалтинговая фирма, специализирующаяся на таких задачах. Она разрабатывала общее "видение" всего проекта, концептуальное ТЗ, а затем выбирала и продукт, и подрядчика в соответствии с установками "Арбат-Престиж". Оправдан ли был такой подход? Разумеется, это выбор владельцев бизнеса, но ИТ-директор его разделяет, поскольку считает: "По-хорошему, всегда выбирать должна сторонняя организация. Конечно, если кому-то просто очень хочется что-то купить, а результат не принципиален, - тогда да, можно и самим этим заниматься".

В процессе выбора системы рассматривались продукты SAP, Oracle, и Microsoft Business Solutions. К ПО, помимо надежности и устойчивости работы на больших объемах данных, предъявлялисьдругие требования: поддержка открытых стандартов и возможность расширения базовой функциональности, наличие механизма, контролирующего управление товарным потоком, формирование механизма ценообразования, позволяющего решать задачу максимизации прибыли. Одно из важных требований - возможность организации на нем такой распределенной системы, чтобы она не только была устойчива к сбоям, но и отличалась высочайшим быстродействием и надежностью на больших объемах данных.

В результате выбрали MBS Navision как ядро учетной системы, которое дополняют специальные разработки. Сергей Кондарев полагает, что этот продукт развивается, "растет вместе с вендором", а учитывая, что, видимо, уже в недалеком будущем существующие продукты MBS будут преобразованы в один, с экономической точки зрения имеет прямой смысл сейчас покупать MBS Navision, чтобы со временем перейти на новый продукт.

В конкурсе исполнителей выбор пал на компанию "ИмпактСофт" по двум, как считает ИТ-директор "Арбат-Престиж", основным причинам: во-первых, ритейл - это явно выраженная специализация "ИмпактСофт", в этой сфере компания имеет значительный опыт. Во-вторых, по его мнению, это команда, ориентированная на внедрение. "Есть ведь такие, - замечает Сергей Кондарев, - кто продать может что угодно, но внедрять проданное вовсе и не настроен. Или не умеет. Но есть фирмы, серьезно рассчитывающие не просто продать вам что-то, но и действительно систему внедрить. Что "ИмпактСофт" из их числа, я и раньше знал - доводилось уже с ними работать. Поэтому был рад, что консультанты выбрали именно их".

Фокус на тестирование
К середине лета 2004 все подготовительные работы по выбору ПО и интегратора были закончены, было написано предварительное ТЗ. С июля по ноябрь готовилось окончательное, детальное ТЗ на базе этого документа и предложений "ИмпактСофт". Были полностью сформулированы условия контрактов. К новому 2005 году все это было готово, и в январе начались работы по внедрению. Торговля парфюмерией имеет определенную специфику: номенклатура товаров "Арбат-Престиж" составляет около 50 000 наименований, поэтому только импорт справочников и товарных остатков, в том числе иерархического классификатора, уже достаточно своеобразная задача.

Для "Арбат-Престиж" в этом проекте принципиальной важна была автоматическая связь ERP с кассовыми аппаратами, причем практически в режиме "реального времени", с задержкой не более нескольких минут. К началу внедрения MBS Navision в большинстве магазинов уже были установлены POS-терминалы, поэтому решили интегрировать с системой именно их, а не покупать более современные и работающие напрямую. Для этого планировалось использовать специальный розничный модуль LS Retail (разработка исландской компании Landsteinar Strengur с российской локализацией "Импакт-Софта").
Подобные решения в похожих условиях успешно эксплуатируются в некоторых розничных сетях Германии. Но все же не было полной уверенности, что система сможет работать с нужным быстродействием на объемах данных, генерируемых в магазинах "Арбат-Престиж", и по реальным каналам связи. "Теоретически мы понимали, что работать должно, но хотелось убедиться в этом на собственном опыте", - говорит Сергей Кондарев. Поэтому проводилось тестирование на реальных данных, причем в пиковой ситуации. Стендовые испытания продукта LS Data Director, отвечающего за обмен информацией между базами данных магазинов и единой центральной базой, проводились на участке "магазин - центральный офис" на действующих каналах связи, в режиме максимальной загруженности канала и на реальном объеме данных магазина за один из самых напряженных дней - 30 декабря 2003 года. Использовался общий объем транзакций продаж с 26 POS-терминалов - более 35 тыс. записей. Сергей Кондарев рассказывает: "Первый опыт был не очень удачным: передача данных за день заняла почти час. Это было очень далеко от того, что нам нужно. Понятно, почему с первого раза не получилось: и "ИмпактСофт" делал такое тестирование впервые, и мы смотрели на все это скептически. Но после более глубоких консультаций с Lanshtainer, когда донастроили кое-что, передача стала занимать одну-две минуты".

Тестированию подвергался каждый кусок новой функциональности, корректировались как отдельные объекты функциональности, так и подходы к реализации тех или иных функций системы. По словам Андрея Александрина, руководителя проекта внедрения со стороны заказчика, "самым сложным при разработке и тестировании было то, что "Арбат-Престиж" - вторая компания в России, которая использует функциональность репликатора в полном объеме. Мы, пожалуй, первая розничная компания в России, которая проводит настолько полномасштабное внедрение MBS Navision в короткие сроки. Мы в чем-то "подопытные кролики", поэтому процедуры тестирования требовали и требуют особенного внимания".

Сейчас данные передаются в систему онлайн, установлен период обмена 5-10 минут.. "Насколько я знаю, пока ни у кого в России на базе MBS Navision такого нет", - комментирует Сергей Кондарев.

Реинжиниринг
Все бизнес-процессы компании претерпели за время внедрения серьезные изменения. По словам Сергея Кондратьева, это было обусловлено не стремлением подстроиться под MBS Navision, а требованиями бизнеса, реорганизация которого была в любом случае необходимой. "Зато Navision у нас - как палочка-выручалочка, которой удобно стучать по голове, обуздывая нездоровые фантазии", - отмечает он. Сильно отклоняться от предлагаемых системой схем оказывается слишком дорого и долго, поэтому компания старается подобных ситуаций избегать.

Доля бизнес-консалтинга в этом проекте была очень значительной и весомой. Одним из этапов состоял в совместной работе сотрудников "Арбат-Престижа" и консультантов "Импакт-Софт" по исследованию взаимосвязей управленческого, бухгалтерского и налогового учета в компании. Затем были выработаны и представлены конкретные методические и практические рекомендации по построению систем учета. Разработаны единый план счетов и система аналитических признаков (характеристик), установлены алгоритмы формирования отчетов по бюджету прибылей и убытков, бюджету движения денежных средств, прогнозный баланс, реестр требований на оплату и другие виды отчетности.

Однако в "Арбат-Престиж" все яйца в одну корзину не кладут. Кроме "ИмпактСофт" в качестве бизнес-консультантов были приглашены и другие компании, каждая - специалист в какой-либо узкой области. Так, например, методология бюджетирования разрабатывалась совместно с компанией "Инера". На стадии инициализации находится проект по оптимизации и автоматизации товарного планирования.

Таким образом, руководители сети получили "стереоскопическую" картину: видение и советы финансистов, логистов, интегратора по поводу усовершенствования одних и тех же бизнес-процессов. "Мы так поступаем не потому, что не доверяем кому-то из подрядчиков, а для надежности, - говорит Сергей Кондарев. - Конечно, это недешево обходится, но потери от возможной остановки работы компании с этими расходами несопоставимы. Когда речь идет об основном бизнесе фирмы, риски разумнее распределить".

Чем же будут отвечать все эти многочисленные советчики в случае неуспеха? По мнению ИТ-директора "Арбат-Престижа", гарантии - это имена тех компаний, которые участвовали в проекте, практически на кону их деловая репутация, поэтому расслабляться они себе не позволяют. Рассказывать о своих неудачах, тем более публично, любителей мало, но это не тот случай. "Арбат-Престиж" работает полностью прозрачно, аудиторы "Ernst & Young" постоянно находятся в офисе. "Поэтому о неудаче такого внедрения обязательно станет известно, - полагает Сергей Кондарев. - Провал нам скрыть не удастся, даже если бы было желание".

Люди и проблемы
Нужно учесть, что почти год компания потратила на подготовку к внедрению ERP. "Думаю, это была оправданная стратегия, - считает Сергей Кондратьев. - Значительно проще постараться предусмотреть различные вопросы заранее, а сделать это можно достаточно точно: на 80-90%". Но даже при самом детальном планировании проекта внедрения остаются 10-20% нюансов, которые нельзя предсказать без реальной эксплуатации системы. О причинах возникновения проблем при внедрении и путях их решения рассказывает Андрей Александрин. "В общих терминах проблемы можно разделить на две группы: организационные и технические. К организационным проблемам можно отнести проблемы, связанные с адаптацией людей к новым правилам игры - новым бизнес-процессам. К техническим же проблемам относятся недоработки при проектировании архитектуры приложения, разработки модификаций стандартного приложения MBS Navision. Без тесного взаимодействия и совместной работы специалистов ИТ компании-клиента и компании-вендора невозможно достичь необходимого эффекта от внедрения в сжатые сроки, как происходит в нашей компании. Пока у нас это получается".

Специфика работы компании заставляет вовлекать большинство подразделений компании практически во все операции, связанные с основной деятельностью. Это создает дополнительные проблемы интеграции специалистов разных направлений в общую работу с системой.

Для сотрудников "Арбат-Престижа" переход на новую систему оказался нелегким. Были приняты соответствующие административные меры, включая штрафы и увольнения. Бухгалтеры, до сих пор ведущие отчетность и в старом, и в новом варианте, несут большую нагрузку. Те, кто уже полностью перешел на MBS Navision, очень довольны, поскольку в новой системе можно сделать то, чего не было в старой: однократно ввести часто используемую информацию для использования в дальнейшем. Трудозатраты на некоторых операциях сократились вдвое. Большую роль в слаженности и успешности перехода сыграло то, что финансовый директор и главный бухгалтер твердо поддержали миграцию на новое ПО. .

В логистических подразделениях оказалось несколько сложнее, поскольку внедрение MBS Navision существенно изменило характер работы. Раньше все ошибки ввода данных, недоразумения при приеме товаров выправляли в бухгалтерии. Новая система этого не допускает, четкости первичного ввода информации придается очень большое значение. Подавляющее большинство ошибок происходит на этапе приема товаров в магазинах. Пришлось расстаться с теми, кто не в состоянии точно вводить данные и сначала думать, а потом уж кнопки нажимать. Конечно, такое ужесточение требований непросто воспринимается персоналом. Однако при этом роль логистов изменилась: из второстепенных, вспомогательных сотрудников они превращаются в тех, от кого реально зависит бизнес. Ведь именно они теперь формируют заказы, отвечают за заполнение полок, своевременность пополнения, что в конечном итоге влияет на продажи.

Итоги и планы
Сейчас в компании до сих пор параллельно используются старая система и новая, всего 60 с лишним рабочих мест. Сергей Кондарев обосновывает это так: "Ждем результатов III квартала, в том числе и заключения аудиторов. До Нового года обязательно должны перейти уже полностью на новую систему, иначе мы просто не выдержим предпраздничного шквала покупок". Если результаты III квартала не разочаруют, можно будет сказать, что запланированные сроки проекта выдержаны точно. С деньгами, увы, не так. Расходы на консультантов не превышены, а вот лицензий пришлось покупать почти в два раза больше, чем собирались, поскольку новых магазинов появилось больше намеченного.

Что же касается эффективности внедрения, то, считает он, нет смысла оценивать ее по сокращению трудозатрат отдельных подразделений или избавлению от бестолковых операторов, хотя и то и другое произошло. Настоящая проверка эффективности - выстоит компания или нет.

Андрей Александрин считает: "Эффективность внедрения системы MBS Navision и других интегрированных с основной систем может быть оценена по трем аспектам. Первый рубеж оценки - закрытие III квартала и сверка данных двух систем. Второй аспект - способность системы Navision обеспечить работу при пиковых нагрузках в предновогодний период, когда резко возрастают объемы передаваемых данных. И третий - возможность вести все хозяйственные операции только в MBS Navision. Окончательно судить об успешности всех проектов по построению комплексной системы управления можно будет к концу I квартала 2006 года, когда в промышленной эксплуатации будут введены все модули управления: ERP, товарное планирование, бюджетирование и управление финансами".

Дальнейшее развитие ИТ-системы связано в основном с расширением аналитических функций. Уже сейчас собранные данные служат основой для управленческих решений.

Простейший пример - режим работы продавцов. Сколько их нужно в магазине в определенное время дня и день недели, определили на основании данных MBS Navision. Более существенные выводы вытекают из анализа продаж по ассортименту, времени, географическим признакам. Почти параллельно с MBS Navision, с небольшим временным сдвигом, идет проект внедрения аналитических приложений для товарного и финансового планирования. В нем используется ПО другого вендора, довольно просто интегрируемое с ERP-системой.