BASF В РОССИИ - СТО ЛЕТ СПУСТЯ

Представительства и компании концерна БАСФ, расположенные в России, используют систему управления Microsoft Navision.
И сразу жизнь чудесно изменится… Полина Андрукович

Компания БАСФ большинству наших соотечественников известна в качестве производителя компакт-кассет и дискет для компьютеров. На самом деле BASF – прежде всего крупнейший химический концерн, производящий пластики, средства защиты растений, витамины, красители и т.п.

Основана компания была в 1865 году в Германии. Первой ее продукцией стали анилиновые красители для ткани. Через семь лет после своего создания - в 1872 году BASF открывает в России завод, просуществовавший до 1917 года. Второй раз немецкая компания пришла в Россию сто с лишним лет - спустя в 1972 году, создав здесь свое представительство.

На сегодняшний день BASF присутствует в России в виде трех фирм: представительства BASF AG, немецкой фирмы BASF CIS Trading GmbH, выступающей как коммерческое представительство, и российской компании ЗАО БАСФ. Кроме того, недавно был создан Бизнес-центр "Москва", функцией которой является продвижение продуктов БАСФ на рынке России и СНГ. Это некая объединяющая структура, работающая с несколькими компаниями, входящими в группу BASF.

В ПРОШЛОМ ВЕКЕ

До 2000 года в ЗАО БАСФ для автоматизации учета использовалась система, разработанная коллегами из Германии. Аппаратной ее базой служили серверы IBM AS/400. Постепенно жизнь разбросала по разным фирмам и предприятиям разработчиков системы, и в какой-то момент она осталась фактически без технической поддержки и дальнейшего развития.

Между тем бизнес BASF в России наращивал обороты. Автоматизированная система нуждалась в коренном улучшении. Приближалось новое столетие, а система управления была не готова к "проблеме 2000 года". Поэтому в 1999 году перед ЗАО БАСФ остро встал вопрос о внедрении новой системы управления. Причем перейти на нее требовалось достаточно быстро.

Выбор системы был сделан в штаб-квартире BASF в Германии. Отметим, что в самой BASF в качестве корпоративного стандарта с недавнего времени используется SAP R/3. Эта система установлена в центральном офисе концерна и на многочисленных заводах по всему миру. Однако для небольших представительств и дочерних компаний, в том числе находящихся в Восточной Европе, в качестве альтернативы была выбрана система Navision Financials, разработанная датской компанией Navision Software a/s (ныне это часть корпорации Microsoft, носящая название Microsoft Business Solutions).

Внедрение Navision Financials на тот момент представлялось достаточно простым, да и стоимость соответствующего проекта оказывалась на порядок ниже, чем в случае, скажем, R/3. Выбор партнера не составил трудностей, потому что в 1999 году услуги по внедрению Navision предлагала всего одна фирма – «Импакт-Софт». В октябре 1999 года с ней и был подписан контракт.

ВНЕДРЕНИЕ. ЭТАП ПЕРВЫЙ

В ноябре 1999 года была создана внедренческая команда, в которую вошли менеджеры проекта и сотрудники со стороны заказчика и партнера. Совместными усилиями были сформулированы задачи, которые предполагалось решить в ходе проекта.

Сотрудники ЗАО БАСФ впервые принимали участие в подобных работах. Предыдущая система была внедрена их немецкими коллегами . Специалисты "Импакт-Софт" оказались в сложной ситуации. Отсутствие у заказчика четкого представления о конечном результате, привело к появлению дополнительных требований, реализацию которых нужно было выполнять уже во время процесса внедрения. "Надо отдать должное высокой квалификации специалистов "Импакт-Софт"", - отметил директор информационного отдела ЗАО БАСФ Юрий Кумпан, - "они сумели быстро решать возникающие проблемы в постоянно изменяющихся условиях, что компенсировало недостаток опыта с нашей стороны". Разработчикам также пришлось реализовывать дополнительные пожелания сотрудников ЗАО БАСФ, возникающие в ходе эксплуатации системы.

Это была не единственная сложность проекта. ЗАО БАСФ имеет непростую корпоративную отчетность. В компании существуют отделы с различными направлениями бизнеса - продажа пластика, различных видов гербицидов, инсектицидов и фунгицидов, красок и так далее. Одной из задач, возложенных на Navision, была реализация отчетности, которая бы учитывала перераспределение расходов по отделам, включая непроизводственные (бухгалтерия, ИТ-отдел, управление). В старой системе такой функционал вообще отсутствовал. Бухгалтер готовил отчетность вручную, пользуясь лишь корпоративными правилами и приемами, принятыми в концерне БАСФ.

К середине января 2000 года после перенесения необходимых данных (остатков на складах, открытых позиции по клиентам и поставщикам, информации по товарно-лицевым счетам) началась промышленная эксплуатация Navision.

Первый месяц работы с новой системой оказался для сотрудников ЗАО БАСФ довольно сложным. Шел процесс дальнейшего освоения и привыкания к системе. Сказывались сжатые сроки, которые отводились на обучение и проектные работы, а также недостаток опыта у ИТ-персонала компании БАСФ.

Период адаптации закончился в марте-апреле 2000 года. К этому моменту все сотрудники освоили новую систему и им уже не требовалась интенсивная поддержка со стороны ИТ подразделения ЗАО БАСФ и "Импакт-Софт".

ВНЕДРЕНИЕ. ЭТАП ВТОРОЙ

Вторым этапом проекта стало внедрение Navision в BASF CIS Trading. Сотрудникам этой немецкой торговой компании, расположенной в Москве, приходилось до того работать сразу с двумя системами, использовавшимися в Германии. Для ведения бухгалтерии эксплуатировался модуль системы SAP R/3, однако с его помощью была автоматизирована работа лишь с Главной книгой. Все клиентские операции велись в системе SAP R/2, не связанной с R/3, и обмен данными между системами осуществлялся фактически вручную.

Руководство компании BASF CIS Trading GmbH решило автоматизировать все бизнес-процессы с помощью единой, интегрированной системы управления. К началу 2001 году было принято решение о переходе на систему Navision. Задача эта обещала быть непростой, поскольку в компании уже велась речь о внедрении системы типа В2В, предусматривающей интеграцию с приложением SAP, установленным в центральном офисе.

Внедрение Navision в BASF CIS Trading GmbH началось в январе 2001 года, и за первые четыре месяца в рамках новой информационной системы были автоматизированы такие операции, как учет основных средств, распределение внутрифирменных расходов и расчеты с поставщиками. В мае была закончена реализация обмена информацией о заказах между приложением Navision московского офиса BASF CIS Trading и системой R/3 в центральном офисе BASF в Германии. Клиентские заказы создавались в Navision, потом при помощи интерфейса, разработанного специалистами "Импакт-Софт", данные автоматически передавались в SAP, где после соответствующей обработки преобразовывались в производственные заказы, размещаемые на собственных заводах концерна. Из SAP в Navision передавался окончательный вариант заказа.

Однако одной из основных задач, поставленных перед Navision в данном случает, было получение подробной, детальной отчетности, соответствующей корпоративным стандартам концерна BASF. Итогом второго этапа стало объединение всех данных в интегрированной системе BASF. Это исключило потребность в других вспомогательных программах, повысило прозрачность деятельности московской фирмы, обеспечило получение детализированной корпоративной отчетности.

ВНЕДРЕНИЕ. ЭТАП ТРЕТИЙ

Третий этап внедрения Navision в российских структурах концерна BASF связан с организацией бизнес-центра "Москва", отвечающего за продажи продукции концерна в России, Белоруссии, Казахстане, Узбекистане на Украине (в каждой из этих стран имеется представительство компании BASF CIS Trading). Для оптимизации деятельности бизнес-центра необходимо было эффективно автоматизировать управление продажами, обобщение данных о расходах представительств, а также создание консолидированной корпоративной отчетности с разбивкой по странам. Для предоставления регламентируемых отчетов в фискальные органы каждой из стран во внедряемой системе должно было быть предусмотрено ведение локальных бухгалтерий в местной валюте.

Внедрение Navision в бизнес-центре «Москва» началось в сентябре 2001 года, в промышленную же эксплуатацию система была сдана в январе 2002 года. В феврале в системе Navision был подготовлен и сдан первый отчет. В ходе данного этапа сотрудники представительств России, Белоруссии и Украины получили возможность работать в единой базе данных. В результате повысилась оперативность обслуживания клиентов и эффективность управления продажами в странах, курируемых бизнес-центром.

Для реализации задач этого проекта был специально разработан модуль мультивалютного учета, позволяющий формировать отчетность по международным стандартам, с использованием евро. Разработчики из "Импакт-Софта" создали продукт, благодаря которому корректно вычисляются курсовые поправки на момент учетной операции в двух валютах - локальной и евро. При этом в евро ведутся все операции с клиентами и поставщиками. Все поправки вычисляются точно, а отношение евро к валюте операции берется по курсу франкфуртской биржи - таково требование концерна БАСФ.

"Это был очень интересный модуль", - подчеркнул Юрий Кумпан. - "Коллеги из "Импакт Софт" с честью решили данную проблему. Ведение отчетности в двух валютах в режиме онлайн - достаточно экзотическая вещь". В других бизнес-центрах пересчет из национальной валюты в евро происходит по фиксированному курсу.

Для консолидации данных о расходах представительств используется следующая схема. В отчетной валюте по Главной книге (евро) с помощью разработанной процедуры данные переносятся в консолидирующую фирму BASF CIS Trading Germany. И уже в консолидирующей фирме формируется отчет о прибылях и убытках, а также другая корпоративная отчетность в разрезе трех стран - России, Белоруссии и Украине.

Каждый этап внедрения начинался с создания проектной команды, в состав которой входили специалисты из участвующих в проекте компаний. Так, например, при внедрении Navision в бизнес-центре в команде работали коллеги из украинских и белорусских представительств BASF, которые вносили свои требования и пожелания по настройке бизнес-процессов и доработке отдельных модулей.

В российском представительстве BASF отдел ИТ состоит из четырех человек. Они отвечают за поддержку всей информационной инфраструктуры (в том числе и телекоммуникационной) российского, украинского и белорусского представительств. Поэтому для такого крупного проекта и потребовалось привлечение сторонней организации. Специалистам «Импакт-Софт» было поручены все дополнительные разработки и модификации системы. Сотрудничество с самого начала оказалось удачным, поэтому все этапы внедрения Navision в российских фирмах BASF проходили при участии именно этой компании.

НЕКОТОРЫЕ ИТОГИ

В настоящее время в структурах BASF на территории России внедрены и работают следующие модули системы Navision: «Главная книга», «Бухгалтерия» ( с использованием российских и для BASF CIS Trading - немецких правил), а также модули управления продажами/покупками и учета основных средств. Специально разработан модуль для обмена с другими системами управления в корпорации.

Поскольку в системе Navision нет возможности ведения записей о действиях пользователя (если это не связано с учетными операциями, изменениями в заказах, карточках поставщиков, товаров), дополнительно был разработан специальный модуль "Администрирование". Необходимость в этом модуле, по словам Юрия Кумпана, обусловлена многочисленностью пользователей - порой бывает трудно отследить, кто и в какой момент изменил тот или иной параметр в отчетных формах.

На базе технологий "Импакт Софт" был создан модуль, позволяющий вести достаточно сложную корпоративную отчетность BASF, связанную с учетом затрат различных отделов. Сейчас отчетность ведется в разрезе групп (насчитывается более 100) продуктов и трех стран. Данные здесь представляются в виде сложной матрицы с большим объемом данных.

Первый этап внедрения системы в ЗАО БАСФ пришелся на конц 1999 года, и в компании внедрялась текущая на тот момент версия Navision Financials 2.01. Впоследствии компания перешла на следующую версию, 2.60. При переходе на новую систему была изменена аппаратная платформа - вместо IBM AS/400 теперь в BASF используется сервер Compaq Proliant 5500 под управлением ОС Windows 2000. Количество лицензий на ПО со временем достигло 70, одновременно системе работает свыше 50 человек. При этом в одной сессии могут принимать участие сотрудники московского, санкт-петербургского, минского и киевского представительств, а также сотрудники штаб-квартиры в Германии.

Как уже упоминалось, у BASF есть еще представительства в Казахстане и в Узбекистане. Однако пока объемы продаж в этих регионах не очень высоки, и строительство выделенных каналов связи не может окупиться. Поэтому данные представительства действуют еще по старой схеме, поддерживая связь с Москвой и центральным офисом по телефону, факсу и через Интернет по коммутируемым линиям.

Ретроспектива

Еще каких-нибудь пять лет назад в компании BASF учет, скажем, основных средств был гораздо проще. Этих самых основных средств было относительно немного, поэтому бухгалтер мог вести их учет вручную по Главным книгам. Сейчас, когда речь идет о десятках компьютеров и многих периферийных устройствах, для этого участка стала нужна автоматизация. "Реальное улучшение работы на участках, подобных этому, на первый взгляд не очень заметно", - отмечает Юрий Кумпан. - "Но когда это действительно помогает людям работать, не терять время на ручной труд, становится очевиден общий эффект от внедрения системы".

Тем не менее, по словам г-на Юрия Кумпана, еще есть над чем работать. Так, в ЗАО БАСФ сохранились участки, где работа с данными ведется вручную: что-то пересчитывается, что-то доделывается и т.п. В некоторых случаях пользователю проще какие-то данные сначала обработать в Excel, а затем перенести их в Navision, вместо того, чтобы сразу создать необходимый отчет в новой системе. Это ведет, во-первых, к потерям времени, во-вторых, к возникновению ошибок.

"Теперь важно научиться правильно представлять накопленные в системе данные, а затем убедить каждого из сотрудников в том, что для обработки данных необходимо отказаться от использования каких-то сторонних средств", - говорит Юрий Кумпан. Отчасти это проблема психологическая: люди привыкли работать по старинке, и еще не хватает знаний и понимания того, что можно работать по-другому.

НЮАНСЫ И ПЛАНЫ

Одной из отличительных особенностей проекта было создание в Navision Financials версии 2.60 дополнительного английского интерфейса (в Navision Attain это реализовано стандартно) специально для BASF. Изначально компания решила внедрить российскую версию, так как русскоязычные пользователи составляли большинство. Но скоро к работе в системе подключились немецкие коллеги, вот для них и был создан дополнительный интерфейс.

Сейчас система Navision находится в стадии промышленной эксплуатации в БАСФ, BASF CIS Trading и в бизнес-центре "Москва", тем не менее уже есть планы по ее дальнейшему усовершенствованию с дополнением необходимой функциональности. В частности, это касается отчетности. Дело в том, что в центральный офис в Германии приходится направлять большое количество отчетов, которые затем включаются в единый корпоративный консолидированный отчет.

В настоящее время начата разработка интерфейса обмена, который позволит автоматизировать сбор необходимой статистической информации. Еще один важный аспект развития системы - организация обмена между ЗАО БАСФ и BASF AG. Планируется также осуществить полноценное внедрение модуля "Управления складом". ЗАО БАСФ имеет склад продукции, расположенный недалеко от Москвы. Офис соединен со складом выделенной линией, по которой складские работники могут обращаться к системе Navision. Однако менеджеры в офисе могут лишь посмотреть складские запасы, но не управлять складом. По словам Юрия Кумпана, специалисты из компании "Импакт-Софт" имеют хороший опыт внедрения модуля "Управление складом" системы Navision у своих заказчиков. Поэтому для осуществления этого проекта ЗАО БАСФ также планирует обратиться к своему проверенному партнеру.