IS Info Stream Management

Одной из важнейших логистических задач, стоящих перед каждой компанией, является управление информационными потоками как внутри компании, так и вне ее. Обычно схемы движения информации в компаниях достаточно сложны и предусматривают контроль за полнотой информации, временем ее обработки, прохождением ее через установленные бизнес-процессами контрольные точки, авторизацией и отклонениями от штатного режима. Информационная система компании, в качестве одной из своих функций, призвана обеспечивать все эти процессы и сделать управление информационными потоками непрерывным и постоянным.

На многих предприятиях задачи автоматизации решаются на базе систем класса ERP, в которых функционалу управления документами в общем плане уделяется пока недостаточно внимания. Конечно, для реализации таких функций можно использовать специализированные технологии документооборота, но в этом случае также возникают различные проблемы, например при интеграции разного ПО.

Для решения этой проблемы специалисты компании "Импакт-Софт" создали дополнительный модуль для Microsoft Dynamics NAV "IS Info Stream Management" (Управление информационными потоками), который дает возможность осуществлять настройки системы на схему информационных потоков в объеме, предусмотренном бизнес-процессами клиента, минуя программирование. Модуль содержит три функциональных компонента: Input Control (входной контроль), Secretary’s desk (рабочее место секретаря) и Time check point (контроль времени).

Набор средств Input Control позволяет не допустить прохождения документа без ввода необходимой информации в поля обязательные к заполнению на каждом конкретном этапе, и обеспечивает протоколирование кем и когда была заведена информация. Необходимо отметить, что данный функционал выполняется исключительно путем его настроек и может работать с любой гранулой системы, а, соответственно, и контролировать все ее объекты.

Input Control исключает также повторное прохождение документа через все инстанции, в случае если какая-либо информация была упущена в первый раз. Это позволяет ускорить процесс документооборота, что приводит к увеличению скорости при принятии решения, поскольку человек, принимающий решения, получает сразу документ со всей необходимой информацией. Имеется возможность настраивать механизм проверки, т.е. у пользователей есть возможность настроить проверку для конкретных документов или отдельных модулей. Например, необходим контроль наличия обязательной информации о клиенте при оформлении заказа продажи. В то же время имеется возможность преодоления контроля обязательной информации, но только уполномоченным лицам.

Для реализации всех этих функций в системе реализованы следующие механизмы:

• функция проверки заполнения этих полей с режимами предупреждения и прерывания операции;
• настроечная таблица, в которой указываются номера таблиц и полей, подлежащих контролю;
• вызов функции проверки при создании и модификации карточки клиента в режиме предупреждения, при резервировании товара; при выпуске документа продажи – в режиме прерывания и при учете документов продажи и пр.

Кроме того, IS Info Stream Management дает возможность электронного визирования документов как последовательно, так и параллельно, что позволяет эффективно управлять документооборотом компании.

Компонент Secretary’s desk оптимизирует работу секретаря с входящей и исходящей информацией: управление ее внутренним прохождением, адресация дел в соответствии с бизнес-процессами ответственным лицам и контроль исполнения документов и пр. Регистрация корреспонденции осуществляется через соответствующие журналы, которые разделены на три типа, в зависимости от вида корреспонденции – "Журнал Учета Входящей Корреспонденции", "Журнал Учета Исходящей Корреспонденции", "Журнал Учета Внутренней Корреспонденции".

После регистрации данных в журнале и его учета, система формирует соответствующие учтенные операции (зарегистрированная, учтенная корреспонденция), которые не подлежат удалению и модификации, за исключением некоторых полей. В результате документу присваивается очередной номер, исходя из настроек модуля. Вся дальнейшая работа (просмотр зарегистрированной корреспонденции, рассылка оповещений и т.п.) с корреспонденцией осуществляется на основании учтенных данных в разделах модуля "Входящая Корреспонденция", "Исходящая Корреспонденция", "Внутренняя Корреспонденция".

Для ввода корреспондентов, принимающих участие в документообороте модуля, используется раздел «Корреспонденты». Вся исходящая корреспонденция сначала заносится в «Журнал Учета Исходящей Корреспонденции». Находясь в журнале можно просмотреть учтенную исходящую корреспонденцию. После того как данные по документу или документам полностью занесены в журнал, журнал необходимо учесть. Учтенный документ (документы) можно просмотреть в разделе «Исходящая Корреспонденция». В результате учета документу будет присвоен уникальный номер

Компонент Time check point может быть использована как с Secretary’s desk, так и с другой функциональностью Microsoft Dynamics NAV, где необходимо фиксировать время операции, позволяет вести контроль за сроками прохождения документов и обеспечивает информирование пользователя о приближении планового времени событий. Контроль сроков исполнения в модуле осуществляется в разделе "Контроль Сроков Исполнения". Есть возможность увидеть число всех документов, находящихся на контроле. Если документов на контроле нет, то ничего не выводится. При входе в раздел открывается окно со списком учтенных документов входящей и внутренней корреспонденции, находящихся на контроле. Данный раздел также используется для рассылки оповещения по Microsoft Outlook ответственным сотрудникам с напоминанием о том, что срок контроля по текущему документу истекает.