BASF

О компании
Компания BASF большинству наших соотечественников известна в качестве производителя компакт- и видео-кассет, а также CD дисков и дискет для компьютеров. На самом деле BASF - это крупнейший химический концерн, производящий пластики, средства защиты растений, витамины, красители и многое другое. Основана компания была в 1865 году в Германии. Первой продукцией, выпущенной компанией, стали анилиновые красители для ткани. Через семь лет после своего создания - в 1872 году BASF открывает в России завод, просуществовавший до 1917 года. И лишь 100 лет спустя в 1972 году BASF второй раз приходит в Россию , основав здесь свое представительство. На сегодняшний день BASF в России представлен тремя фирмами: это представительство BASF AG, BASF CIS Trading GmbH - немецкая фирма, являющаяся коммерческим представительством компании BASF, и российская компания ЗАО БАСФ. Недавно был создан Бизнес-центр "Москва", функцией которой является продвижение продуктов BASF на рынке России и СНГ. Это некая объединяющая структура, работающая с несколькими компаниями, входящими в группу BASF.

Ситуация
До 2000 года в ЗАО БАСФ для автоматизации учета использовалась система, разработанная в Германии. Аппаратной базой системы были серверы IBM AS/400. По прошествии пяти лет система осталась фактически без технической поддержки и дальнейшего развития, потому что большинство ее разработчиков и обслуживающий персонал со временем перешли на другую работу. Между тем, бизнес BASF в российском регионе наращивал обороты, и автоматизированная система нуждалась в коренном улучшении. Приближалось новое столетие, а система управления была не готова к "проблеме 2000 года". Поэтому в 1999 году перед ЗАО БАСФ остро встал вопрос о внедрении новой системы управления. Выбирать и внедрять продукт, нужно было в достаточно сжатые сроки. Выбор системы происходил в штаб квартире BASF в Германии. Отметим, что в компании BASF в качестве корпоративного стандарта с недавнего времени используется SAP R/3. Эта система установлена в центральном офисе концерна и на многочисленных заводах, расположенных по всему миру. Однако для небольших представительств и дочерних компаний, в том числе, находящихся в Восточной Европе,в качестве альтернативы использовалась система Navision Financials, разработанная датской компанией Navision Software a/s (ныне являющейся частью компании Microsoft и именующаяся Microsoft Business Solutions). Тем не менее, у ЗАО БАСФ было 3 варианта дальнейшего развития: либо продолжить работу со старой системой, пытаясь, по возможности, ее модернизировать, либо перейти на R/3, либо заняться внедрением решения Navision. Развивать старую систему не имело смысла ввиду отсутствия технической поддержки. SAP R/3 для небольшой компании была слишком дорогостоящей, сложной в настройке системой и имела большие сроки внедрения, а сложившаяся ситуация требовала скорейшего решения - близилась "проблема 2000 года". Система Navision Financials (ныне Microsoft Navision) значительно проще во внедрении и стоимость проекта на порядок ниже, чем требуется для работ по R/3. Благодаря этим факторам был сделан выбор в пользу решения Navision Financials (ныне Microsoft Navision) и в октябре 1999 года подписан контракт на приобретение системы с единственным в то время российским Центром Решений Navision - компанией "Импакт-Софт".

Решение
ВНЕДРЕНИЕ. ЭТАП ПЕРВЫЙ - ЗАО БАСФ
В ноябре 1999 года была создана внедренческая команда, в которую вошли менеджеры проекта и сотрудники со стороны заказчика и партнера. Совместными усилиями были сформулированы задачи, которые предполагалось решить в ходе проекта. Сотрудники ЗАО БАСФ впервые принимали участие в подобных работах. Предыдущая система была внедрена их немецкими коллегами. Отсутствие у заказчика четкого представления о конечном результате, привело к появлению дополнительных требований, реализацию которых нужно было выполнять уже во время процесса внедрения. Разработчикам также пришлось реализовывать дополнительные пожелания сотрудников ЗАО БАСФ, возникающие в ходе эксплуатации системы. Это была не единственная сложность проекта. ЗАО БАСФ имеет непростую корпоративную отчетность. В компании существуют отделы с различными направлениями бизнеса - продажа пластика, различных видов гербицидов, инсектицидов и фунгицидов, красок и так далее. Одной из задач, возложенных на Navision, была реализация отчетности, которая бы учитывала перераспределение расходов по отделам, включая непроизводственные (бухгалтерия, ИТ-отдел, управление). В старой системе такой функционал вообще отсутствовал. Бухгалтер готовил отчетность вручную, пользуясь лишь корпоративными правилами и приемами, принятыми в концерне BASF. К середине января 2000 года после перенесения необходимых данных (остатков на складах, открытых позиции по клиентам и поставщикам, информации по товарно-лицевым счетам) началась промышленная эксплуатация Navision. Период адаптации закончился в марте-апреле 2000 года. К этому моменту все сотрудники освоили новую систему, и им уже не требовалась интенсивная поддержка со стороны ИТ подразделения ЗАО БАСФ и "Импакт-Софт".

ВНЕДРЕНИЕ. ЭТАП ВТОРОЙ - BASF CIS Trading GmbH
На следующем этапе было осуществлено внедрение системы в немецкой фирме BASF CIS Trading GmbH . Сотрудникам компании, расположенной в Москве, приходилось работать сразу с двумя системами, установленными в Германии. Для ведения бухгалтерии эксплуатировался модуль системы SAP R/3. Однако посредством данного модуля было автоматизировано лишь ведение главной книги. Все клиентские операции велись в SAP R/2, не связанной с R/3 и обмен данными между системами происходил фактически вручную.

Руководство компании BASF CIS Trading GmbH хотело автоматизировать все бизнес-процессы с помощью единой системы управления, поэтому встал вопрос о внедрении интегрированной системы. К началу 2001 году было принято решение о переходе на систему Navision. Задача непростая, поскольку речь уже шла о внедрении системы типа В2В, способной быть интегрированной с приложением SAP, установленным в центральном офисе. Внедрение решения Navision в BASF CIS Trading GmbH осуществлялось постепенно. Сначала в Navision были реализованы учет основных средств, распределение внутрифирменных расходов и расчеты с поставщиками. Затем была закончена реализация обмена информации о заказах между приложением Navision московского BASF CIS Trading GmbH и SAP R/3, работающей в центральном офисе компании в Германии. Клиентские заказы создавались в Navision, потом при помощи специально разработанного интерфейса, автоматически передавались в SAP, где после соответствующей обработки преобразовывались в производственные заказы, размещаемые на собственных заводах концерна. Из SAP в Navision передавался окончательный вариант заказа. Все продажи BASF CIS Trading осуществляются фактически с территории заводов или складов в Германии, Голландии, Бельгии и Южной Корее. Однако одной из основных причин внедрения Navision в BASF CIS Trading GmbH было получение подробной, детализированной отчетности, соответствующей корпоративным стандартам концерна BASF. Итогом второго этапа явилось объединение всех данных в одной системе, исключая необходимость использования других вспомогательных программ, большая прозрачность деятельности московской фирмы, получение детализированной корпоративной отчетности. На этом был закончен второй этап внедрения Navision в российских предприятиях BASF.

ВНЕДРЕНИЕ. ЭТАП ТРЕТИЙ - БИЗНЕС-ЦЕНТР "МОСКВА"
Третий этап внедрения Navision связан с организацией Бизнес-центра "Москва", отвечающего за продажи продукции BASF в России, Белоруссии, на Украине и других странах СНГ. В этих трех названных странах существуют представительства компании BASF CIS Trading GmbH. Для организации эффективного продвижения продукции BASF в странах Бизнес-центра необходимо было обеспечить как управление продажами, так и обобщение данных о расходах представительств, а так же создание консолидированной корпоративной отчетности с разбивкой по странам. Для предоставления регламентируемых отчетов в фискальные органы каждой из стран во внедряемой системе должна была быть предусмотрена возможность ведения локальных бухгалтерий в местной валюте. Работы по этому проекту начались в сентябре 2001 года, а в промышленную эксплуатацию система была сдана в январе 2002 года. В феврале в системе был подготовлен и сдан первый отчет. В ходе данного этапа сотрудники представительств России, Белоруссии и Украины стали работать в единой базе данных. В результате удалось повысить оперативность обслуживания клиентов и эффективность управления продажами в странах, курируемых Бизнес-центром. Для реализации задач этого этапа был специально разработан модуль, позволяющий формировать отчетность по международный стандартам с учетом специфики BASF и использованием корпоративной валюты - евро. Разработчики "Импакт Софт" создали продукт, благодаря которому корректно вычисляются курсовые поправки на момент учетной операции в двух валютах - локальной и евро. При этом в евро ведутся все операции по клиентам и по поставщикам (на тот момент эти операции не входили в стандартный функционал Navision).

Все поправки вычисляются точно, а отношение евро к валюте операции берется по курсу Франкфуртской биржи - таково требование концерна BASF. "Это был очень интересный модуль", - подчеркнул Юрий Кумпан, - "коллеги из "Импакт Софт" с честью решили данную проблему. Ведение отчетности в двух валютах в режиме онлайн - достаточно экзотическая вещь". В других бизнес-центрах пересчет из национальной валюты в евро происходит по фиксированному курсу. Для консолидации данных о расходах представительств используется следующая схема

Данные о расходах представительств в отчетной валюте по главной книге (евро) с помощью разработанной процедуры переносятся в консолидирующую фирму BASF CIS Trading GmbH Germany. Из консолидированной фирмы формируется отчет о прибылях и убытках, а так же другая корпоративная отчетность в разрезе трех стран - России, Белоруссии и Украине. Каждый этап внедрения сопровождался созданием проектной команды, в состав которой входили специалисты обеих сторон. При внедрении в Бизнес-центре в команде работали коллеги из представительств BASF Украины и Белоруссии, которые вносили свои требования и пожелания по настройке бизнес-процессов и доработке отдельных модулей.

Результат
В настоящее время в компаниях BASF, расположенных в России, внедрены и работают следующие модули системы Navision: Главная книга, Бухгалтерия (российская, и для BASF CIS Trading по немецким стандартам), управление продажами/покупками и учет основных средств. Специально разработан модуль для обмена с другими системами управления, применяемыми в концерне. Был разработан модуль, позволяющий создавать достаточно сложную корпоративную отчетность BASF, связанную учетом затрат различных отделов. Сейчас отчетность ведется в разрезе групп продуктов и стран. Групп продуктов насчитывается более 100, а стран - 3. Данные здесь представляются в виде сложной матрицы с большим объемом данных.

Одновременно в единой системе работает свыше 50 человек из Московского, Санкт-Петербургского, Минского и Киевского представительств, а так же сотрудники штаб квартиры в Германии. Как упоминалось выше, BASF имеет свои представительства еще в Казахстане и в Узбекистане. Однако пока объемы продаж в этих регионах не очень высоки, строительство выделенных каналов связи не может окупиться. Поэтому представительства в этих регионах действуют еще по старой схеме, осуществляя связь с Москвой и центральным офисом по телефону, факсу и через Интернет по коммутируемым линиям.

Еще несколько лет назад, в ЗАО БАСФ, с которого и началось внедрение Navision, учет, например, основных средств был гораздо проще. В компании этих самых основных средств было немного, поэтому бухгалтер мог вести их учет вручную по главным книгам. Сейчас, когда речь идет о десятках компьютеров и многих периферийных устройствах, для этого участка стала нужна автоматизация. "Такого рода реальное улучшение работы на одном из участков, подобных этому, на первый взгляд не так заметно", - отметил Юрий Кумпан. - "Но когда это действительно помогает людям работать, не терять время на ручной труд, становится очевиден общий эффект от внедрения системы".